Финансы для Пальмы: быстрый старт
Программа Финансы для Пальмы поможет вам учитывать, анализировать и планировать личные расходы и доходы, вести семейный бюджет и/или бухгалтерию небольшой фирмы.
Приятная особенность Финансы для Пальмы в том, что у неё есть бесплатная версия, которая никогда не просит денег и не кончается, но может больше чем многие платные аналоги (её хватает для ведения личных финансов). Поэтому начать пользоваться можно с неё, и если в дальнейшем вам потребуется больше возможностей, вы просто проапгрейдитесь до платной версии, сохранив все ваши данные.
К сожалению, описания функций программы недостаточно, поэтому дальше расписано как именно можно вести эти самые финансы при помощи программы. Решать ваши задачи можно различными способами, как вам будет удобней или понятней. Я не бухгалтер, и это всего лишь пример, как это делаю я. За техническими деталями и картинками обращайтесь в руководство пользователя. Осваивать программу лучше всего применяя примеры из этого руководства с палмом в руках.
Для того чтобы посмотреть пример, установите все файлы FP_*.pdb на палм или эмулятор. Не устанавливайте этот пример на палм, если вы не хотите стереть ваши предыдущие финансовые данные! (Или сохраните их вначале)
Содержание
Перво-наперво надо ввести хотя бы одну валюту. Внизу экрана, рядом с итоговой суммой есть всплывающий список валют. Выбираем оттуда редактировать. Создаём в таблице несколько валют:
$ 1910
brb 1
rur 60
Это значит что 1 $ = 1910brb и 1rur = 60brb. Сколько русских рублей стоит доллар, можно посмотреть, нажав на иконку справа от курса.
Назначим из меню домашней валютой brb. Теперь она по умолчанию подставляется в некоторые места, избавляя от лишней работы.
Можно назначить валюты и по другому, если вам так больше нравится, только сначала из меню валют включите тип отношения - обратный:
$ 1
brb 1910
rur 33
Дальше можно вести записи расходов и прибылей в разных валютах. Программа сама пересчитывает курсы и приводит итог в нужную валюту. Можно показать записи и узнать итог только для какой-нибудь одной валюты (см. далее о фильтрах).
Счёт - это место где хранятся деньги. Карман, банк, электронная карточка, под подушкой и так далее. Отдельные кучи денег удобней разнести по разным счетам и траты из разных кучек записывать на свои счета. Например, взяли из под подушки 10 $ на еду - и стало под подушкой на 10$ меньше, а в остальных кучках деньги не изменились.
У каждого счёта есть валюта, которая автоматически подставляется когда вы тратите деньги. Если вы из кармана чаще всего рассчитываетесь рублями, то поставьте там рубли. Если из под подушки вы чаще рассчитываетесь долларами - поставьте там доллар. Не страшно, если у вас под подушкой завалялись рубли - просто записывая расходы придётся иногда руками выставить другую валюту у расхода.
Заведём такие счета:
Наличные brb
(это наш карман, мелкая наличность, которую я таскаю с собой)
Cirrus Maestro brb
(электронная карточка, сюда мне платят часть зарплаты)
Сбережения $
(под подушка, здесь я храню доллары, рубли и прочее, заработанное тяжёлым трудом;)
Зачем ещё могут пригодиться счета, написано ниже.
Транзакциями (или проводками) в бухгалтерии называют любые записи по трате или получению денег. В нашей программе это то же самое.
Любая трата денег берётся из какой-нибудь кучки денег (счёта), любая прибыль ложится опять же в какую-нибудь кучку денег (то же счёт;).
Чтобы увидеть количество денег в какой-нибудь кучке и все траты/прибыли из этой кучки, на экране транзакций в правом верхнем углу есть список счетов, выбираем из него наличные.
Что-то у нас в кармане есть ещё до использования программы, поэтому это что-то надо записать. Жмём на кнопку создания транзакции (записи по приходу/расходу), вводим 20000, нажимаем +, потом OK. И видим что у нас в кармане 20000brb. Понажимав список с валютами, выясняем, что на эти деньги можно купить около 10$ или 33rur.
То же самое можно проделать с остальными счетами, по очереди выбирая их из списка.
Если мы тратим из кармана на мороженое 1000 рублей, то так и записываем:
-1000brb
Получаем:
+ 20000brb
-1000brb
всего: 19000 brb
Записывая каждую трату и прибыль мы теперь точно знаем, сколько у нас денег в каждой кучке без нудного пересчитывания.
Финансы можно использовать вместе с всплывающим калькулятором. Такой калькулятор можно вызывать не выходя из программы, и делать вычисления. В калькулятор можно скопировать число из текущего поля в программе, а результат вычислений поместить обратно в программу. Удобнее на нём и просто набирать числа. Когда-нибудь в финансах будет свой калькулятор.
Всплывающий калькулятор можно взять на нашем сайте.
Заметки
Ну вот, с ручным пересчётом покончили, теперь мы знаем, сколько денег в каждой кучке (на каждом счету). И вот нам захотелось вспомнить, на что же была потрачена эта самая -1000brb и ещё сотня-другая затрат.
Для этого в каждой записи можно сделать заметку о том, на что эти деньги пошли, например, "мороженое". Но вам наверно будет тяжело каждый раз при покупке писать слово "мороженое", "еда", "одежда" или что-нибудь ещё. Поэтому лучше сделать один раз эти слова в виде списка, а потом выбирать из списка. Таких списков у нас целых четыре, называются они категориями, и видны они сразу же при редактировании траты/прибыли (транзакции). Категории и заметки не заменяют друг друга, а взаимодополняют.
Назвать их можно как вам нравится. Для этого нажмите на название и напишите нужное слово.
Назовём их для начала так:
1. Категория
2. Кто
3. Проект
4. Разное
В первую категорию занесём виды затрат и прибылей:
- Еда (то, что купил и съел на улице)
- Продукты (то, что принёс и приготовил дома, поэтому дешевле)
- Транспорт (автобус/троллейбус/трамвай/метро/такси/электричка и т.п.)
- Коммунальные услуги (квартира, телефон и т.п.)
- Работа (зарплата в институте, продажи от сети палаток и т.п.)
- Долги (дал/взял в долг)
Во вторую категорию занесём людей:
- Мне
- Жена
- Родители
- Семья
В третью категорию детально занесём источники доходов и расходов:
- Зарплата в институте
- Научные проекты в институте
- Продажи от сети палаток
- Разработки софта
- Семейные расходы
В четвёртую категорию мне пока занести нечего.
Не надо увлекаться созданием десятков категорий, потом проще будет. Подумайте, нужны ли они вам. Главная задача - запомнить, на что были потрачены и откуда получены деньги, а не дотошная бухгалтерия. Вам интересно, сколько вы в отдельности потратили на каждый вид транспорта? У вас это спросит жена, начальство? Нет? Тогда сделайте только один пункт "транспорт".
Не пугайтесь, если придётся в разных категориях создавать пункты с одинаковыми названиями, или совпадающие с названиями счетов. Это нормально и пригодиться в дальнейшем, главное установите для себя, что есть что.
Как видите, для начала категорий не так уж много, и именно тех, что нас интересуют.
Прошло немного времени, и мне стало интересно, на что же потрачены и как заработаны деньги. Например, хочу знать, сколько потрачено на еду. Для этого надо показать только траты на еду и посчитать. Поэтому заходим в фильтры, и из списка первой категории выбираем "еда", жмём OK. Сделано - теперь мы видим все записи-затраты на еду и суммарную затрату по еде. Хотим узнать то же самое про транспорт - выбираем в фильтрах из первой категории "транспорт" - и готово. Хотим вернуть общий итог? В фильтрах по первой категории выбираем "все" и возвращаемся - видим общий итог по всем расходам и прибылям.
А если хотим сразу увидеть затраты и по еде, транспорту, коммунальным услугам да и ещё посмотреть сколько заработал сам на продаже от сети палаток и сколько в институте? Из главного меню выбираем "Отчёт", а на экране отчёта из списка в правом верхнем углу тип отчёта "Категория". Готово! Видим сразу все расходы и прибыли в выбранной валюте.
Если хотим сгруппировать определённые виды трат, например, расходы на пропитание в целом, или только расходы, то напротив каждого пункта в отчёте есть птичка. Если птичка отмечена, то пункт включается в итог, иначе не включается. Отмечаем только пункты "еда" и "продукты" - и видим, сколько в целом потрачено на пропитание. Убираем пометки с "институт" и "работа", отмечаем всё остальное - и видим только расходы. А теперь снова отмечаем "институт" и видя отрицательный итог, понимаем, что на зарплату мы бы не выжили ;)
Расходы и прибыли у нас идут по нескольким счетам. Зарплату и доллары я, например, ложу в "Сбережения", часть зарплаты идёт на "Cirrus Maestro", кроме этого, я могу взять пачку зарплатных денег и сходить с нею на рынок, записав, таким образом, расходы на счёт "Сбережения". Поэтому отчёт о тратах я хочу увидеть по всем счетам. Для этого перед фильтрацией или отчётами на экране транзакций я выбираю из списка счетов не какой-нибудь один счёт, а пункт "все счета". Но никто вам не мешает делать траты только с одного счёта, а потом анализировать только его.
Отчёты и фильтры можно (и нужно) комбинировать. Например, мы хотим узнать, какие у нас семейные расходы. Для этого в фильтрах выбираем "Семья" (по второй категории "Кто"), выбираем отчёт по первой категории и видим, сколько мы потратили на продукты для семьи и сколько заплатили за общие коммунальные услуги.
Отчёты и итоги можно ограничить определённым периодом времени, выбрав в фильтрах как отрезок времени с начальной и конечной датой (например, семейные траты за месяц) так и итог на конец года/месяца (сколько я заработал на конец 2002 года) или траты с начала года/месяца.
Кроме этого, есть отчёты с указанием баланса за каждый день, неделю, месяц. Например, выбираем фильтр по семейным расходам, отчёт по месяцам и видим, сколько за каждый месяц потрачено на семейные расходы.
Комбинируя птички напротив пунктов отчёта, можно прикинуть ответы на более сложные вопросы вроде "а что было бы (будет) если...". Например, убираем птичку напротив "Коммунальные услуги" и внизу экрана в итоге видим, сколько мы имели бы сейчас денег, если бы не приходилось платить за коммунальные услуги. Продолжение этой идеи в разделе "Сложное планирование".
Как запомнить, сколько кому дал в долг и сколько осталось вернуть? Всё так же - категории + фильтры + отчёты.
Когда даём в долг, делаем запись с отрицательной суммой, отмечаем эту запись "Долги" по первой категории и выбираем конкретного человека из второй категории. Каждый раз, когда нам возвращают долг (может и не всё сразу), помечаем эту запись по первой и второй категории точно также.
Чтобы узнать, сколько нам должен конкретный человек, в фильтрах выбираем категорию "Долги" и нужного человека. Теперь видно, сколько этот человек брал, как возвращает, и в итоге, сколько ещё должен.
Можно посмотреть долги сразу по всем должникам. Для этого в фильтрах выбираем только первую категорию "Долги", заходим в отчёты, выбираем отчёт "Кто", и видим кто сколько должен, и сколько нам должны в целом.
Аналогично можно записывать свои долги кому-то. Если мало, то можно завести две отдельные категории "Дал в долг" и "Взял в долг".
Вышеописанное касалось самых простых случаев взял-отдал, когда подразумевается безусловное возвращение денег без взаиморасчётов и планирования. Случаи сложнее описаны дальше.
Сколько у нас есть, на что мы потратились и откуда получили деньги, мы выяснили. Теперь попробуем узнать, а сколько у нас денег будет, и сколько денег было бы если ...
В каждой записи о расходе или прибыли (транзакции) есть три птички: "Есть чек", "К оплате", "Подтверждено". То, что они так называются, не так важно, и в следующих версиях их можно будет назвать как угодно.
Каждую из птичек можно включить или выключить. И самое интересное - можно показать и посчитать в итоге транзакции, только с включенной или только с выключенной нужной птичкой.
Можно сделать так, чтобы любая из птичек была показана прямо в таблице транзакций и тогда изменять её значение прямо в таблице. Если включен фильтр по этой птичке, то при изменении птички транзакция будет спрятана, а итог пересчитан. Только не нажимайте сразу несколько птичек, дождитесь когда предыдущая запись исчезнет. Таким образом, можно быстро отметить или снять пометку с нужных записей.
В версии 2.1 можно сделать, чтобы при смене птичек записи не исчезали из таблицы, а итог менялся. Это делается из фильтров, уберите птичку напротив нужного условия. Тогда можно менять птички в таблице и видеть обновлённый итог. Записи при этом не исчезают и лишний раз ходить в фильтры не надо.
Например, у меня на счёт "Сбережения" поступают прибыли с продаж от сети палаток по разным районам города. Каждая выручка должна быть учтена, чтобы взять эти деньги с продавцов. Но реально у меня этих денег нет, пока продавец их мне не отдаст. То есть надо видеть и сколько у меня денег реально есть, и сколько будет, и сколько продавцы мне должны.
Поэтому я каждую выручку отмечаю птичкой "К оплате". В фильтрах напротив поля "К оплате" выбираю "нет". И теперь я вижу, сколько у меня реально есть денег, эти продажи не показываются и не добавляются в итог, но они есть. Если я хочу посмотреть, а сколько у меня будет денег вместе с этими продажами, я напротив "К оплате" выбираю "все", и вижу каждую запись, отмечена она птичкой "К оплате" или нет. Если я хочу посмотреть, сколько мне должны по продажам, я выбираю "да" напротив "К оплате", и вижу только продажи и итог по продажам. Если мне интересны планируемые прибыли с конкретного продавца, то в фильтрах напротив "Кто", я выбираю нужного продавца и вижу продажи только по нему. Аналогично можно разделить ожидаемые прибыли по разным проектам используя третью категорию "Проект".
Когда продавец отдаёт мне эти деньги, я убираю птичку "К оплате" со всех продаж, за которые получил деньги.
Если нам предстоит крупное мероприятие с кучей расходов, то наверняка важно прикинуть, как ваши финансы их перенесут. Точно так же отмечаем планируемые расходы птичкой "К оплате", записываем предполагаемые суммы и по мере осуществления в нужных записях убираем птичку "К оплате" и корректируем сумму если надо. Что в этой схеме плохо, так это то, что мы видим итог вроде "или всё или ничего". А если нам интересно попробовать скомбинировать различные предполагаемые затраты, и возможно от некоторых из них отказаться? Нет проблем! Используем для этого птичку "Подтверждено", отметим её у тех транзакций, которые хотим исключить из будущих расходов, и затем в фильтрах выберем для неё "нет".
Таким образом, меняя птички "Подтверждено", можно посмотреть как сочетаются различные комбинации планируемых расходов и доходов с текущим состоянием финансов.
А ведь у нас есть ещё одна птичка, и мы можем проводить ещё одно независимое комбинирование транзакций. Или просто отмечать какой-то логический признак для последующей отчётности, не обязательно планирование.
Вот как мне объясняли изначальный смысл всех трёх птичек для программы MamPro:
"Есть чек" - у нас есть бумажка (чек), подтверждающее этот расход или приход.
"К оплате" - если мы, например, тратим в командировке свои деньги на билет в поезде или ещё что-нибудь, и нам эти деньги после командировки могут возместить, то всякую возмещаемую трату отмечаем этой птичкой.
"Подтверждено" - транзакция завершена, проверена, выяснена. Например, для транзакций, помеченных как "К оплате", вручную выставляем "Подтверждено" при их возмещении.
В общем пользуйтесь птичками как вам нравится, просто запомните, что они нужны только для последующей отчётности вам самим.
Кроме птичек, планируемые транзакции можно записывать будущими датами, на недели, месяцы вперёд. В фильтрах есть возможность задать конечную дату, после которой транзакции не будут учитываться. Выставляя разную конечную дату в фильтрах, вы можете прикинуть, сколько у вас может быть денег в разное время в будущем.
Можно зайти в отчёты и выбрать отчёт по периоду времени, например, месячные отчёты. Тогда напротив каждого месяца будет показана сумма доходов и расходов в этом месяце (баланс), а внизу итог по выбранным месяцам. Если снимать птички с периодов времени, начиная снизу, то можно увидеть итог на конец периода месяцев, отмеченных птичкой.
Создание планируемых записей время можно ускорить, воспользовавшись созданием транзакций по шаблону. Для этого выбираем исходную запись, на основе которой будем создавать группу записей. Входим в диалог генерирования транзакций. Теперь можно сгенерировать группу записей с такими же категориями и другими полями на несколько месяцев (недель, дней) вперёд.
Например, выбираем зарплату на текущий месяц, входим в генерирование и создаём зарплаты на год вперёд.
Можно создать записи не только на некоторое время вперёд, но и по всем пунктам какой-нибудь категории или счёта.
Сделаем такое для прибылей от сети палаток. Делаем запись о прибыли для одного продавца. Заходим в генерирование, выбираем "По всем" пункт "Кто" и генерируем прибыли от всех остальных продавцов. Лишние записи потом можно удалить, нужные - подкорректировать.
Только не забудьте в исходной записи выставить нужные птички (например "К оплате"), если вы хотите, чтобы новые транзакции попали в планируемое. В исходной записи эту птичку после генерирования можно опять убрать.
Как и в случае со сложными отчётами, возможно сложное планирование при использовании связки фильтры + отчёты. Можно даже вынести планируемые расходы и доходы в отдельные категории. Тогда в отчёте по этим категориям можно быстро прикинуть, как ваши будущие доходы и расходы сочетаются друг с другом и с текущим состоянием финансов. Делается это точно так же. Выводим отчёт по нужной категории, а затем отмечаем птички у тех пунктов, которые хотим добавить в итог.
Таблицу транзакций можно настроить так, чтобы показывались нужные вам колонки. Для этого нажмём на заголовок таблицы. Если мы подвигаем стилус - то изменится ширина колонки, если не двигая отпустим, то появится список полей, которые можно добавлять и убирать. После того, как вы вывели нужные вам колонки, настройте их ширину. Теперь эта конфигурация запомнилась и будет при каждом входе в программу.
У меня, например, такие колонки: птичка "к оплате", категория, кто, проект, заметки, сумма, валюта. Первых нескольких букв каждой категории и заметок хватает, чтобы понять, что это за запись.
Значения птичек и заметок можно редактировать прямо в таблице. Если фильтры по птичкам активны, то при изменении птичек записи исчезнут. Не нажимайте сразу несколько записей, дождитесь пока исчезнет предыдущая.
В таблице счетов можно только регулировать ширину колонок.
Если у вас реальное количество денег не совпадает с итогом в программе, вполне может быть что вы где-то немножко ошиблись или забыли вписать какую-нибудь трату. Чтобы сделать одинаковыми расчётный и реальный итоги, надо сделать корректирующую запись. Вычтем из расчётной суммы реальную и создадим корректирующую запись с полученной суммой. Эту запись можно пометить как корректирующую по одной из категорий.
Например, у нас есть 3225 brb, а программа показывает 3500brb. Делаем корректирующую запись с суммой -225brb, и итог становится правильным.
В версии 2.2 есть команда автоматической корректировки остатка по желаемому итогу.
Иногда бывает важно увидеть остатки по месяцам или сделать перенос остатков на следующий месяц.
Чтобы увидеть остаток на нужный месяц, включите фильтр по конечной дате и установите её в последнее число этого месяца.
Чтобы быстро оценить остатки на несколько месяцев, выберите отчёт по месяцам. Затем убираете птички у месяцев начиная снизу, и в итоге видите остаток на последний отмеченный месяц.
Автоматического переноса остатков по месяцам в программе нет, поэтому если вам требуется перенести остаток с одного месяца на другой, надо это сделать вручную. Для этого берём итог на конец месяца, и создаём транзакцию за последнее число этого месяца с суммой, противоположной итогу. Теперь итог за этот месяц нулевой. Дальше создаём транзакцию за первое число следующего месяца, теперь итог стал равен итогу предыдущего месяца, но перенесён на начало следующего. В целом итог не изменился, но теперь можно поставить фильтр на начало следующего месяца и итог будет в порядке.
Может вам понадобиться исключить такие транзакции-остатки из отчётов, например, чтобы увидеть баланс за каждый из месяцев (а он будет нулевым с учётом транзакций-остатков). Для этого под транзакции-остатки можно задействовать какую-нибудь из птичек, и отмечать их этой птичкой. Тогда, чтобы исключить транзакции-остатки, в фильтрах выбираем для этой птички значение "нет".
Всё, что мы рассматривали раньше, было ведение своих личных финансов. Теперь рассмотрим более сложный случай - взаимные расчёты между несколькими людьми на примере построения семейного бюджета.
Задача такая. Есть несколько членов семьи, и есть несколько категорий общих семейных расходов, которые делятся между членами семьи (допустим, поровну). Во время общих трат может происходить передача денег на определённые траты между различными членами семьи, просто передача денег, траты, согласование долгов.
Для каждого члена семьи лучше сразу завести хотя бы один счёт, пользоваться только категориями будет неудобно. Теперь мы имеем несколько счетов, которые не отражают реальное наличие денег у вас, но нужны нам для вспомогательных целей:
Жена (траты жены)
Родители (траты родителей)
Общие деньги (общая касса)
Птичку "включать в итог" для этих счетов можно выключить, потому что эти счета не отражают состояние ваших личных денег и добавлять их к итоговой сумме не нужно. Трату каждого члена семьи записываем только на его счёт. Задача это непростая, потому что все эти записи придётся вести вам, требуя чеки, бумажки с записями расходов и прочее с членов семьи. Например, если жена потратила на продукты 10000 brb, то записываем на счёт "Жена":
-10000brb
Обязательно надо завести категорию, которая будет отмечать общие семейные траты (те, которые делятся на всех). Пусть для начала это будет "Семья" (по второй категории "Кто"). Кроме того, что такая категоризация позволяет вести взаиморасчёты, мы сможем на эти счета записывать ещё что-то помимо общих семейных расходов.
Очень важно вносить в программу записи именно так, как они происходили в реальности, без всяких промежуточных операций "в уме". Например, если вы даёте жене из своих денег 5000brb на продукты, то так и надо записать:
на счёт: "Наличные"
со счёта: "Жена"
-5000brb
кто: "Семья" (дали жене 5 тыс на семейные расходы)
А потом уже затраты на конкретные продукты вносить на счёт "Жена". Таким образом, когда вы передаёте жене пять тысяч на продукты, в отчёте вы будете видеть, что с вас на продукты ушло пять тысяч рублей (со знаком минус). У жены будет стоять пять тысяч со знаком плюс, то есть она ещё должна потратить эти деньги на продукты. По мере внесения трат на продукты, сумма по семейным расходам на счёте жены будет уменьшаться, и когда она станет нулевой, это будет значить, что жена потратила все данные вами деньги на продукты, но совсем не потратила своих. Если жена будет продолжать тратиться на продукты, то сумма по семейным расходам у неё станет отрицательной - это будет значить, что она уже тратится из своих денег.
Аналогично, если вы из своих денег много потратили на продукты, а родители вам потом это компенсируют, то так и надо записывать:
на счёт: "Наличные"
со счёта: "Родители"
+5000brb
кто: "Семья" (получили от родителей 5 тыс компенсации за семейные расходы)
Как вы обратили внимание, при передаче денег с одного счёта на другой в записи указывается как исходный счёт, так и счёт получатель. В случае транзакции
на счёт: "Наличные"
со счёта: "Жена"
-5000brb
мы получим две записи, каждая на своём счету:
на: "Наличные" от: "Жена" -5000brb
на: "Жена" от: "Наличные" +5000brb
Поэтому такая форма записи называется двойной транзакцией (проводкой).
Предположим, что у нас есть несколько категорий семейных расходов, пусть это будут "Продукты" и "Коммунальные услуги" в первой категории. На продукты мы договорились изначально брать с каждого определённую сумму, а коммунальные платежи делить поровну, после того, как они будут оплачены, и поэтому не знаем, сколько точно на них уйдёт. Тогда каждую запись о семейных расходах придётся помечать не только "Семья" во второй категории, но и отмечать, были ли это продукты или коммунальные платежи.
Прошло некоторое время, и мы хотим узнать, кто из членов семьи сколько и на что потратил. Для этого выбираем "все счета" в списке транзакций, чтобы отчёт был по всем счетам, а не по текущему счёту. Затем заходим в отчёты, в отчётах выбираем фильтр по второй категории - "Семья". В отчётах выбираем отчёт по счетам - пункт "на счёт (куда)" из списка в правом верхнем углу.
Программа немножко подумает, и потом выдаст список счетов с суммой семейных расходов напротив каждого счёта. Поскольку я мог тратить деньги на семейные расходы с нескольких своих счетов (наличные и сбережения), то мне надо просуммировать их. Для этого я отмечаю птичкой эти два счёта и убираю птички с остальных счетов. Теперь траты каждого из членов семьи написаны напротив его счёта, а мои - в итоге внизу экрана.
Дальше можно уточнить по каким категориям у кого были траты. Для этого в фильтрах выбираем сначала категорию "Продукты" и смотрим отчёт по продуктам. Потом выбираем категорию "Коммунальные услуги", и смотрим отчёт по коммунальным платежам.
Можно посмотреть любой из отчётов, например, за месяц - узнать кто и сколько потратил в этом месяце. Для этого в фильтрах выбирается начало периода первым числом месяца, а конец периода - последним. Можно поступать ещё проще, ведя общие расходы непрерывным потоком, без дробления на месяцы. Тогда в конце месяца долги друг другу можно не отдавать, а перекладывать все семейные расходы на того, у кого меньше всех потрачено на семью.
Если вам важно, чтобы суммы по семейным расходам у каждого члена семьи в конце месяца были одинаковые можно сделать взаимное списание долгов и/или перенос остатков.
Ни в коем случае не переписывайте деньги напрямую между различными категориями затрат - это неправильно, потому, что просто приписав, например, себе трату по категории "Продукты", вы не изменяете реальное количество купленных продуктов"! Если кто-то из членов семьи много потратил на коммунальные платежи, а кто-то наоборот, много на продукты, а вы хотите сравнять их затраты за счёт взаиморасчёта, то так и запишите двумя двойными проводками с противоположными суммами:
на: "Родители" от: "Жена" -50000brb, "Коммунальные услуги"
на: "Родители" от: "Жена" +50000brb, "Продукты"
В этом примере выравниваются траты жены и родителей за коммунальные услуги и продукты, в случае если жена потратилась больше на первое и меньше на второе.
Аналогичную схему можно применять между категориями входящими и не входящими в общие семейные расходы, если между членами семьи были взаимные долги по таким категориям.
Если вы используете помесячную отчётность, то можете перекинуть часть потраченного на следующий месяц. Например, жена потратила на общие расходы 250тыс.руб. вместо оговоренных 200тыс (избыток 50 тыс). Тогда можно вписать ей в текущий месяц +50тыс, а в следующий - -50тыс. Это значит , что ей придётся потратить на 50 тыс меньше в следующем месяце. Не забывайте - если жена в следующем месяце тратит меньше на общие нужды, то кто-то должен потратить больше (вероятно должник с прошлого месяца, долг на следующий месяц можно переписать точно так же). И будьте внимательны - если все потратились больше и всем вписали избыток в следующий месяц, то можете остаться голодными, потому что никто не станет тратиться на продукты в следующем месяце.
Для того чтобы точно осуществлять взаиморасчёты, очень важно точно по категориям записывать траты и движения денег. Возможны ситуации, когда есть общий счёт, на который ложатся деньги для семейных расходов, но при этом эти деньги с общего счёта могут как тратиться на другие цели, так и просто браться членами семьи для своих нужд. Так лучше не делать, желательно тогда вынести "продуктово-коммунальные" деньги в другой счёт и тратиться строго на общие нужды.
Но если всё-таки необходимо делать именно так, то вышеописанная схема взаиморасчётов для этого счёта не работает. Нельзя записать, что с вашего счёта на общий счёт ушли деньги на продукты, в то время как, например, эти деньги были потрачены на что-то другое, и вы при этом ещё часть взяли обратно. Поэтому без дополнительных усилий определить, чьи именно средства и в каком размере были потрачены с этого счёта нельзя. Для этого надо, например, в категории "Кто" указывать, за чей счёт были конкретные расходы с общего счёта, а общие семейные расходы вынести в отдельный пункт третей ("Проект") категории - "Семейные расходы". Затем этот счёт анализировать отдельно, уточняя, кто и сколько потратил на семейные расходы.
Возможна и такая схема. Все взносы на общий счёт отмечаются категорией семейных расходов, но если происходят другие траты, то нужная сумма по категории семейных расходов списывается с общего счёта тому, кто тратится, и затем уже вносится как трата со счёта тратящего.
Если вы хотите узнать траты сразу по всем вашим счетам, исключив промежуточные счета, то тогда надо зайти в таблицу счетов, и отметить птичкой "Включать в итог" ваши счета и снять пометку с остальных. После этого включаем фильтр "Итоговый счёт: да" и выбираем "все счета" в списке транзакций. Теперь итог покажет суму денег только по отмеченным счетам. И отчёты будут рассчитаны только для выбранных счетов.
Аналогично можно узнать, сколько у вас есть денег на всех ваших счетах сразу в разных валютах. Для этого делаем точно также, и выбираем отчёт по валюте.
Точно также можно анализировать любую группу счетов. Это очень удобно, когда похожие траты ведутся с нескольких счетов сразу.
Возможности напрямую задавать иерархию в категориях или счетах, вроде "Семейные расходы - Продукты", "Семейные расходы - Коммунальные платежи" в программе нет. Но задать иерархические отношения между категориями можно.
В вышеописанном примере мы разбивали семейные расходы на два вида и затем анализировали как расходы в целом, так и по отдельности. Точно так же можно задать иерархические отношения между другими категориями. Для этого в одной таблице категорий создаём главную категорию, в другой таблице создаём несколько уточняющих категорий. Например, мы хотим проанализировать доходы как в целом так и по каждой статье отдельно. В первой категории у нас есть пункт "Работа". В третьей категории "Проект" создаём пункты:
Работа - Институт (зарплата в институте)
Работа - Торговля (доходы от сети палаток с овощами)
Работа - Прочее (ещё что-то)
Каждый доход по работе отмечаем в первой категории пунктом "Работа" и одним из уточняющих пунктов "Работа - ..." по третьей категории.
Чтобы проанализировать доходы по работе в целом, ставим фильтр "Работа" по первой категории и смотрим итог. (Можно так же сделать отчёт по первой категории и посмотреть доход по работе.)
Чтобы детализировать доходы по работе, точно так же включаем фильтр по категории "Работа", затем идём в отчёт и выбираем отчёт по третей категории ("Проект"). И видим, сколько по работе в целом, сколько из них зарплата, сколько - доход от сети палаток и т.п.
Одно из главных отличий бесплатной версии - это то, что в ней нельзя организовать такую иерархию, и анализировать можно только первую категорию.
На примере взаиморасчётов между членами семьи была показана возможность использования вспомогательных счетов, таких счетов, которые не отражают реальное наличие денег, но помогают учитывать доходы и расходы.
Идею вспомогательных счетов можно продолжить, вынеся, например, какие-нибудь специфические траты, планирование или движения денег в отдельный счёт. Можно попробовать отследить, на что жена тратит деньги, или какую зарплату получают родители. Или вынести прошлые расходы/приходы, которые были до использования этой программы, на отдельный счёт.
Для вспомогательных счетов, не отражающих ваши суммы денег, будет удобно убрать птичку "Включать в итог". Тогда в итоге будет сумма денег, которая у вас действительно есть.
В текущей версии в фильтрах нельзя исключить транзакции с вспомогательных счетов, поэтому вам придётся (если необходимо) разделять траты по основным и вспомогательным счетам как-то по-другому. Например, фильтр по категории + отчёт по счетам. В следующих версиях можно будет напрямую исключить вспомогательные счета из итогов.
Иногда вам может понадобиться, чтобы вам напомнили о том, что вам должны вернуть деньги или вы должны за что-то заплатить.
Например, вы даёте деньги в долг и отмечаете данные в долг деньги категорией "Долги". Но вы хотите ещё напомнить потом себе об этом. Для этого создаём планируемую запись по возврату долга (см. раздел "Планирование и птички"). Заходим в раздел напоминания при редактировании записи, выставляем дату и время напоминания, и то, каким способом мы будем напоминать.
Таких способов несколько:
- только выставить птичку "Напоминание" у этой записи,
- показать эту запись при ближайшем запуске программы,
- при наступлении заданного времени запустить финансы, показать эту запись и подать звуковой сигнал.
В каждом из этих способов в нужной записи включается птичка "Напоминание" для того, чтобы записи с напоминанием можно было найти при помощи фильтров. На первой странице в редактировании транзакции значок будильника закрашен для записей с напоминаниями.
В самом начале мы ввели несколько валют со своими курсами. Теперь мы имеем много разных трат и приходов в разных валютах. То, что у нас есть в разных валютах, пересчитывается по текущим курсам к итоговой валюте. И это правильно, потому, что поменяв деньги в разных валютах в одну по текущему курсу, мы будем иметь именно столько. Когда курсы валют меняются, мы вписываем новые курсы в таблицу валют и видим новые итоги по новым курсам.
Если вас интересуют вопросы, вроде того "А сколько долларов составляла зарплата, которую мне выдали год назад рублями?", то вам надо домашней валютой сделать твёрдую (доллар, например) или отдельно назначить твёрдую валюту и фиксировать курс для каждой записи, для которой вас интересуют такие вопрос. Подробнее об этом написано в документации.
Когда мы переводим деньги из одной валюты в другую, у нас вычитается одна сумма в исходной валюте, и добавляется другая сумма в другой валюте. В программе это можно сделать с помощью одной операции, называемой кросс-транзакциями.
Например, мы переводим 10 $ из наличных денег в рубли. Для этого создаём двойную проводку внутри одного счёта:
от: "Наличные"
на: "Наличные"
-10$
Затем нажимаем иконку между суммой и валютой, и видим уже две суммы, каждая из которых со своей валютой:
от: "Наличные"
-10$
на: "Наличные"
+19500brb
Возле нижней суммы выставляем валюту " brb", затем жмём на иконку со стрелкой вниз - доллары перевелись в рубли по текущему курсу. Если надо изменить курс обмена, жмём на эту иконку ещё раз и вписываем нужный курс. Если вы всё правильно сделали и в обменнике вас не обманули, вы получите именно такую сумму в рублях.
Рекомендую для кросс-транзакций внутри одного счёта не выставлять категорий.
Точно так же можно сделать запись по переводу из одной валюты в другую между счетами. В этом случае запись можно обозначить по категориям, если вы, например, меняете доллары и сразу даёте их жене на продукты.
Для записей с переводом между валютами, значок между суммой и валютой закрашен.
Если вы пользуетесь, например, почтовым переводом денег, то полученная сумма будет меньше посланной. Это то же можно записать в виде кросс-транзакции. Валюты у обоих частей будут одними. но суммы будут различаться. Точно так же можно записать процент, который берут банкоматы при обналичивании денег по карточке - сумма, списываемая с вашей карточки будет больше выданной вам. Можно задать проценты, отнимаемые или прибавляемые к любой части транзакции.
Так можно записать и процент с выручки, который получает продавец из палатки. Например продавец А заработал за день 100 $, ему полагается 20% от выручки. Тогда записываем:
[Х] процент: -20%
на счёт: "Сбережения" [Х] %
+100$
со счёта: "Продавец А" [ ] %
-100$
Отметив птичкой процент и нажав кнопку "Рассчитать % сейчас", получим +80 $ на наш счёт.
Вам может понадобиться уменьшить количество записей и при этом не потерять возможность их анализа. Может быть вам надо уменьшить число записей для ускорения программы, а может быть для того, чтобы ваши данные выглядели более опрятно. Для этого существуют операции архивации (склейка похожих записей) и удаление выбранных транзакций с возможностью создания одной итоговой.
Команда автоматического архивирования (меню "Действия/Архивировать"), склеивает похожие записи из выбранного периода в одну, с учётом двойных проводок и прочих полей. Например, у вас в прошлом месяце есть несколько трат на продукты, транспорт и коммунальные услуги. После автоматического архивирования останется одна суммарная запись о трате на продукты, одна - о транспорте, и одна - о коммунальных услугах. Если вы давали жене на продукты, то все такие траты сохранятся в отдельную запись от остальных трат, как на вашем счету, так и на счету жены, сохранив, таким образом, баланс на обоих счетах. Условия склейки можно задать в диалоге архивации. Например, можно склеивать похожие транзакции в пределах одного дня или одного месяца, можно брать похожие записи как по первой категории, так и по всем.
Таким образом можно существенно уменьшить количество записей, но при этом сохранить итоги по различным счетам и возможность анализа по категориям.
Можно заняться и архивированием вручную. Для этого у нас есть фильтры, где мы можем выбрать набор транзакций, которые хотим удалить, и команда меню "Действия/Удалить", которая удаляет все выбранные транзакции.
Итак, мы хотим, например, получить только итоговый баланс за несколько прошедших месяцев. Выбираем в фильтрах конечную дату, запоминаем итог, удаляем выбранный период и создаём одну итоговую транзакцию с запомненной суммой. Будьте внимательны, если в выбранных транзакциях есть двойные записи между разными счетами, то в этих счетах баланс может нарушиться. Чтобы исключить двойные проводки, в фильтрах надо выбрать со счёта: "без источника"*. Версия 2.2 предложит вам автоматически разъединить двойные транзакции при архивировании и удалении периода, и кроме этого поможет создать итоговую транзакцию.
Точно так же можно сделать сжатие нескольких групп транзакций с разными условиями фильтров.
*Примечание. В версии 2.1 исправлена фильтрация одиночных транзакций (фильтр "Со счёта: без источника"). Раньше фильтрация таких транзакций сбивалась после перетаскивания счетов в таблице. Теперь всё в порядке. После установки версии 2.1 надо один раз перетащить какой-нибудь счёт, чтобы транзакции поправились. После этого фильтрация одиночных транзакций заработает, и счета можно таскать сколько угодно.
Вы можете посмотреть ваши финансовые записи и на настольном компьютере. Для этого предназначена программа "Финансы для Пальмы Десктоп". Бесплатная версия позволяет просматривать все данные, делать фильтрованные выборки записей, считать по ним итог в любую валюту и сохранять отфильтрованную выборку с итогами в файл Excel.
Замечание - если в настройках безопасности финансов на палме у вас запрещена синхронизация данных, то вы не увидите ваши данные на компьютере.
Для того, чтобы увидеть ваши данные на компьютере, распакуйте архив "Финансы для Пальмы Десктоп" и запустите Finance.exe. Затем синхронизируйте ваш Palm. В десктопе к финансам выберите "Автоматический обмен" и ваш Palm из списка. Нажмите "Импорт". Теперь ваши записи можно посмотреть во вкладке "Транзакции". В верху находятся фильтры, их действие аналогично фильтрам в финансах на палме. Рядом есть итоговая сумма и её валюта.
Если вы хотите сохранить ваши данные в другое место, то скопируйте файлы FP_*.pdb из вашего каталога в Palm Desktop (обычно это "C:\Program Files\Palm\Ваше Имя\Backup\"). Позже, их можно будет установить вручную. Можно хранить ваши данные и в десктопе финансов, в этом случае они находятся в файле Finance.mdb. В любой момент их можно выгрузить обратно в палм.
Платная версия десктопа к финансам позволяет редактирование данных. Редактирование пока возможно только последовательно. То есть сначала мы редактируем данные на палме, потом синхронизируемся, забираем их в десктоп, редактируем в десктопе, выкладываем обратно на палм и только после этого опять редактируем на палме.
Вот ещё несколько полезных ссылок по теме:
- Сравнение финансовых программ для Palm OS. "Финансы для Пальмы" (ФДП), "PocketMoney" (PM), "MamPro" (MAM) и "BankBook" (BB).
- wiki.palmoid.com, статья целиком - Сравнение финансовых программ для палмов, как вести учёт денег и много интересного по палмам вообще
- Книга Азбука финансовой грамотности (Владимир Авденин) - в том числе и описание финансовых программ
- Пресс-релизы: версия 2.5, версия 2.4, версия 2.3, свободное использование и распространение
- Скачать: Финансы для Пальмы v2.5, (бесплатная упрощённая версия, для ведения личных финансов; и демка полной версии, для семейных финансов и ведения небольшого бизнеса)
|
