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Thanks to Juan González for translating this manual into Spanish
Handy Finance es un programa para Palm OS, el cual ayuda a seguir, reportar, analizar, y planear sus gastos personales y ganancias en su dispositivo de mano. También en un excelente herramienta para planificar el presupuesto familiar y el libro de ventas para pequeños negocios.
A continuación mostramos una descripción de cómo puede hacer seguimiento a sus finanzas con ayuda de este programa. No es una descripción de las características del programa o de su interfase. Ésta guía muestra las típicas tareas del manejo de dinero personal, familiar o de negocios, y da una idea de cómo cooperar con ellos usando Handy Finance. Usted puede elegir su propia forma de monitorear sus finanzas, logrando que sea de la forma más conveniente y comprensible. Yo no soy un contador, y esto es solamente un ejemplo de cómo yo estoy acostumbrado a hacerlo. Para detalles técnicos e imágenes, por favor vea el Manual de Usuario. Para dominar el programa, sería mejor que utilizara los ejemplos del manual con la Palm en sus manos.
Para ver un ejemplo, instale todos los archivos FP_*.pdb de la carpeta "Example" (Ejemplo) en el emulador de la Palm. Antes de instalar el ejemplo, no olvide guardar todos sus datos financieros, dado que cuando se instalan todos los ejemplos en la Palm, los datos previos serán borrados.
Nos contenta anunciarles que existe una versión gratuita, Handy Finance Lite, para Palm, la cual nunca le exige un pago, y no tiene ningún tipo de limitaciones de tiempo. Al mismo tiempo, es más manejable y poderosa que muchos de los programas análogos que requieren pago. Usted puede empezar a usar la versión lite del programa, y (en caso de necesitar más características) actualiza el programa a la versión completa luego, sin perder ningún dato de los creados en ese momento.
Primero que todo, se deben especificar al menos una moneda. Existe una lista emergente de monedas al fondo de la pantalla, al lado de la cantidad total seleccione la opción "Edit" (Editar) en el menú. No olvide chequear el tipo de relación en las opciones de monedas: debe ser colocado como "Inverse" (Inverso). Luego, indique varios tipos de monedas en la tabla:
$ 1
euro 0.94
pound 1.47
rur 30
Esto significa que $1 es igual a 0.94 euros y $1 es igual a 1.47 libras. Usted puede ver cuantos dólares corresponden a una libra presionando en el icono en la derecha de la tasa de libras.
Coloque el dólar como su moneda local en el menú. Así se convierte en la moneda por defecto en muchas partes del programa, y esto le evitará trabajo innecesario.
Por otra parte usted puede fijar la moneda de la manera que usted prefiere, pero antes de hacer eso debe seleccionar la opción "Direct" (Directo) en el menú de monedas:
$ 1
euro 1.063
pound 0.68
rur 0.0333
Esto significa que usted puede comprar $0.68 por 1 libra, y $1.063 por 1 euro.
Abajo encontramos algunos ejemplos más de cómo pueden ser configuradas las monedas:
Tipo de relación directa:
$ 1910 (1$ = 1910 brb)
brb 1 (moneda local)
rur 60 (1$ = 60 rur)
Tipo de relación inversa:
$ 1 (moneda local)
brb 1910 (1910 brb = 1$ )
rur 60 (1$ = 60 rur)
En el futuro, usted podrá hacer seguimiento de sus ganancias y sus gastos en diferentes monedas. El programa automáticamente calcula las tasas de cambio, y convierte la cantidad total en la moneda necesaria. Usted puede ver los registros y consultar el total para cada moneda particular.
Una cuenta ese lugar donde se guarda el dinero. Puede ser en cualquier parte desde el bolsillo hasta un banco, desde la tarjeta de débito hasta debajo de la almohada, etc. Lo más conveniente sería repartir el dinero en cuentas separadas y mantener los registros de los gastos que se hacen directamente cada cuenta. Digamos que usted ha tomado $10 de debajo de la almohada para comprar algo para comer. Ahora la cantidad de dinero debajo de la almohada es $10 menor y las cantidades restantes siguen siendo las mismas.
Cada cuenta tiene su propia moneda, la cual es automáticamente sustituida cuando el dinero es gastado. Si se ha pagado de su bolsillo, y usted usa mayormente libras, introduzca las libras en ese lugar. Si usted paga con el dinero debajo de la almohada, y usted usa normalmente dólares, especifique dicha moneda. No importa si existen algunas libras debajo de su almohada también - únicamente, no olvide especificar de forma manual el otro tipo de monedas, cuando anote sus gastos.
Como un ejemplo, permítanos configurar las siguientes cuentas:
Cash (Efectivo), $
(ésta es su billetera, el "efectivo en mano" que usted mantiene en su bolsillo)
Cirrus Maestro, $
(la tarjeta en donde usted recibe parte de su salario)
Savings (Ahorros), pounds
(dinero debajo de la almohada, el lugar donde mantiene sus dólares, rublos, y todo lo obtenido del trabajo duroJ)
Para saber otra utilidad de las cuentas, lea el párrafo apropiado en la sección de abajo.
Las transacciones (o registros) son todas tipos de notas concernientes a los gastos y ganancias. Esta terminología es aplicable a nuestro programa también.
Cada gasto es tomado de una pila de dinero particular (cuenta); cada ganancias similarmente va a una pila en particular (una cuenta también)
Para ver la cantidad de dinero en cada pila, y todos los gastos y ganancias concernientes a una pila en particular, seleccione "Cash" (pila en particular) de List of Accounts (Lista de Cuentas), la cual puede ser encontrada en la esquina superior derecha de la ventana de Transacción.
Si usted tiene algún dinero en su bolsillo antes de empezar a usar el programa, ésta cantidad debe ser anotada. Presione el botón para la creación de una nueva transacción (notas de gastos/ganancias), presione "+", escriba $20 en el campo "amount" (cantidad), y luego presione el botón "OK". Ahora usted puede ver que tiene $20 en su bolsillo. Seleccionando la moneda de Currency List (Lista de Monedas), usted sabe que es capaz de comprar aproximadamente 18.8 euros o 29.4 libras con este dinero.
Lo mismo puede hacerse con todas las demás cuentas seleccionándolas de la lista, una tras otra.
Si usted gasta $3 en un helado con dinero de su bolsillo, entonces usted debería introducir:
-3$
Lo cual hace:
+20$
-3$
Total: 17$
Introduciendo cada ganancia o gasto, usted puede saber exactamente, cuanto dinero hay en cada pila, sin necesidad de tediosos recálculos.
Usted puede usar Finance en conjunto con la calculadora emergente. Usted tendría que usar la calculadora y ejecutar algunos cálculos sin necesidad de salir del programa. Se puede copiar un número del campo actual del programa, y poner el resultado del cálculo de nuevo en el programa. También es apropiado introducir números con su ayuda. Algún día, estará disponible la calculadora propia de Handy Finance.
More about pop-up calculator...
Usted ha puesto fin a los cálculos manuales, y así sabe cuanto dinero hay en cada cuenta. Ahora desea recordar en que fueron gastados esos -3$ (y un par de cientos de gastos más).
Para lograr eso, en cada registro usted puede crear una nota (memo) indicando que su gasto fue hecho en, por decir algo, "helado", "comida", "ropa" o cualquier otra cosa cada vez que se compra algo. Es por esto que sería mejor tener todas estas palabras en una lista, y solamente seleccionarlas de la lista cuando sea necesario. Existen cuatro tipos de listas en el programa; a éstas listas las llamamos "Categories" (Categorías). Ellas se muestran cada vez que usted edita gastos/ganancias (hace una transacción). Las Categorías y las Notas son complementarias, no se sustituyen unas a otras.
Usted puede nombrarlas de la manera que guste. Para hacer esto, presione el campo de nombre e introduzca las palabras necesarias.
Para comenzar, permítanos nombrarlas de la siguiente manera:
En la primera categoría se almacenaran los tipos de gastos y ganancias:
- Food (Comida; cosas que usted compró y comió fuera de casa).
- Provisions (Provisiones; cosas que usted compró fuera y cocinó en casa, (es por eso que fueron más económicas)).
- Fares (Pasajes; bus/tranvía/subterráneo/taxi/tren eléctrico/avión, etc.)
- Municipal Service (Servicio Municipal; renta del departamento, cuentas telefónicas, etc.)
- Work (Trabajo; salario en el instituto, ganancias de negocios, etc.)
- Debts (Deudas; dinero que usted prestó/pidió prestado).
Introduzca a las personas en la segunda categoría:
- Me (Yo)
- Wife (Esposa)
- Parents (Padres)
- Family (Familia)
En la tercera categoría, introducimos algunos detalles acerca de las fuentes de ingreso y gastos, las cuales clarificarán la primera categoría:
- Salary at the institute (Salario en el instituto)
- Scientific projects at the institute (Proyectos científicos en el instituto)
- Shops trade profits (Ganancias por venta de las tiendas)
- Software developments (Desarrollo de software)
- Family expenses (Gastos familiares)
Por el momento, no es necesario introducir nada en la cuarta categoría.
No es necesario crear docenas de categorías, de manera que sea más fácil trabajar en el futuro. Antes de crear una categoría nueva, piense si de verdad será necesaria para usted. El asunto principal es memorizar que fue en lo que gasto dinero, y de donde proviene el dinero, más no tener una libreta de gastos meticulosa. ¿Usualmente usted anota todo acerca del dinero que gasta en cada viaje, considerando cada tipo de transporte por separado? ¿Es algo que su esposo su jefe le preguntaría? ¿No? Entonces quede solamente la entrada "pasajes".
No se preocupe si se ven la necesidad de crear registros con nombre similar en diferentes categorías, o registros, los cuales tendrán coincidencia con los nombres de las cuentas. Esto es muy normal, y puede ser útil en el futuro con aunque el algún punto usted tendrá que clarificar que pertenece a que cosa.
Como puede ver, no hay muchas categorías, y tan sólo existen aquellas que son realmente necesarias.
A medida que el tiempo pasa, usted decide averiguar en que fue gastado el dinero, y cuál es su ingreso. Por ejemplo, usted quería saber cuanto dinero gasto en comida. Para hacer eso, usted debería ver sólo los gastos de "comida", y contarlos. Por consiguiente, usted debe dirigirse a los filtros, seleccionar "comida" de la lista de la primera categoría, y luego presionar "OK". Ahora usted puede ver todos los registros acerca de gastos de "comida", así como también la suma total de dichos gastos. Si usted necesita más información acerca de gastos de "pasajes", seleccione "pasajes" de la primera categoría en los filtros, y así usted podrá ver toda la información necesaria. ¿Qué debe hacerse si desea obtener el total de todos los registros? En los filtros de la primera categoría seleccione "all" (todos), y luego se dirige atrás. Ahora usted puede ver la cantidad total de todas las ganancias y gastos.
Qué sucede si usted quiere ver simultáneamente el total del dinero gastado en comida, pasajes, servicios municipales, así como también conocer las ganancias recibidas por sus tiendas, y cuanto ganó en el instituto. Seleccione "Report" (Reporte) en el menú principal, y luego seleccione el tipo de reporte "Category" (Categoría) en la esquina superior derecha. ¡Hecho! Ahora de una vez usted puede ver todas las ganancias y gastos en la moneda seleccionada.
Si usted desea agrupar ciertos tipos de registros, por ejemplo, todos los gastos de "comida", o los gastos solamente, entonces seleccione la casilla de verificación en el reporte y desmárquela. Si la casilla de verificación está desmarcada, la cantidad correspondiente es incluida en la cantidad total (de otra manera esto no sucede). Marque sólo "comida" y "provisiones" y así usted podrá ver cuánto gasto en subsistencia. Desmarcando las casillas de "instituto" y "trabajo" y seleccionando todo lo demás, usted puede ver los gastos solamente. Luego usted desmarca "instituto", y ve un balance negativo, lo que significa que usted nos sobreviviría si recibiera sólo un salario J
Usted puede mantener sus gastos y ganancias en muchas cuentas. Por ejemplo, el salario y los dólares que mantiene en la cuenta "ahorros", parte de ese salario va a la Cirrus Maestro. Es por eso los que usted podría querer ver el reporte total de los gastos proveniente de todas las cuentas. Para hacer esto, antes de filtrar gozaron reporte, en la ventana de transacción seleccione "All accounts" de la lista de cuentas, en lugar de seleccionar una sola cuenta. Sin embargo, nada evitará que usted gaste dinero y analice solamente una cuenta.
Los reporte y filtros pueden ser (y deberían ser) combinados. Por ejemplo, usted necesita saber cuáles son los gastos de su familia. Para hacer esto, seleccione "Familia" en los filtros (por la segunda categoría "Quién"), y seleccione el reporte por la primera categoría. Ahora usted puede ver cuánto gasto en compras familiares, y cuánto pagó por servicios municipales. Usted puede también separar sus gastos de negocios de los gastos familiares, o gastos personales de gastos de negocios en la misma forma.
Usted puede limitar los reportes y los totales por cierto período de tiempo. Para ello, seleccione en los filtros la duración apropiada y el límite que debe tener tanto por fecha inicial, por fecha final (por ejemplo, sus gastos familiares durante el mes) y también la cantidad total para el fin de la fecha (cuánto usted tuvo para el final del año 2003), o los gastos desde el principio del año/mes.
Además, existen reportes, los cuales indican el balance por cada día, semana o mes. Por ejemplo, cuando se activa el filtro para los gastos familiares y se selecciona el reporte mensual, usted puede ver cuánto gastó en la familia durante el mes.
Combinando las casillas de verificación en los reportes, usted puede responder a preguntas más complicadas, así como "¿qué sucedería (sucederá) si...?". Por ejemplo, desmarcando la casilla "utilidades públicas", al final de la pantalla usted verá la suma, la cual usted tendría si no fuera a pagar por utilidades públicas. Para información más detallada acerca de la operación, diríjase a la sección "planificación compleja".
¿Como puede recordar la cantidad de dinero que prestó, y/o cuánto le deben pagar? Todo se cuenta exactamente de la misma forma: categorías, filtros y reportes.
Cada vez que usted presta dinero, cree registros con una cantidad negativa, marque el registro como "deudas" en la primera categoría con y seleccione la persona correspondiente en la segunda categoría. Cada vez que a usted le pagan una deuda (probablemente no la suma completa de una sola vez), marque esta nota en la primera en la segunda categoría de la manera que fue hecho antes.
Para averiguar cuánto le deberá persona en particular, seleccione la categoría "Deudas" y la persona correspondiente en los filtros. Ahora usted puede ver, cuánto tomó esta persona, como pagan y finalmente cuánto el/ella le debe. Usted puede ver también las deudas de todos sus deudores. Para hacer eso, en los filtros seleccione la categoría "Deudas" solamente, seleccione el reporte "Quién", y vea quién le debe que, y cual es la suma total de las deudas.
Exactamente de la misma manera, usted puede tener registros de la suma que usted debe. Si una categoría parece ser insuficiente para hacer todas estas operaciones, usted puede crear dos categorías separadas, "prestar" y "pedir prestado".
Los ejemplos mencionados anteriormente corresponden a los casos más simples de "prestar-cobrar", cuando usted tiene en mente que las deudas serán reembolsadas en su totalidad, sin ningún pago mutuo o planificación. Situaciones más complicadas se describen más abajo. (Refiérase el capítulo "pagos mutuos").
Ahora usted conoce cuánto dinero tiene, en que se gasto dinero, y de donde lo recibió. Ahora permítanos tratar de averiguar cuánto dinero usted tendría si...
En cada registro sobre gastos y ganancias (transacción) existen tres casillas de verificación: "Receipt" (Recibo), "Billable" (Apto para cobrar), y "Cleared" (Cancelado). No importa realmente que ellos tengan dichos nombres. Usted puede usar los de cualquier forma que usted guste.
Cada una de las casillas de verificación puede ser desmarcada. Usted puede ver de forma separada los totales para chequeado, no chequeado, y todas las transacciones.
Las casillas de verificación se pueden mostrar directamente en la tabla de transacciones, de manera que usted puede cambiar su configuración directamente la tabla. Si el filtro para la casilla de verificación está activado, entonces cuando cambien la casilla de verificación la transacción se ocultará, y la cantidad total será recalculada. Pero no incluya demasiadas casillas al mismo tiempo, es recomendado esperar hasta que los registros previos desaparezcan. Así usted puede rápidamente marcar o desmarcar con registro seleccionado
En la versión 2.1, es posible hacer registros visibles durante el cambio de casillas de verificación, mientras que la cantidad total es recalculada. Usted puede hacer esto con ayuda de los filtros desmarcando una casilla para la condición apropiada. Así será capaz de cambiar las casillas de verificación y ver el total actualizado. Cuando se hace esto, los registros no desaparecen, y no hay necesidad de ir a los filtros una vez más.
Por ejemplo, en la cuenta de "ahorros" usted monitorea las ganancias de sus tiendas en los diferentes distritos de la ciudad. Cada ganancia debe ser registrada para obtener el dinero del vendedor. Pero usted no tiene este dinero en realidad antes de que el vendedor se lo entregue. Eso es por decir algo, es importante saber cuánto dinero se tiene en realidad, y cuánto tendrá luego, además de saber cuánto le debe el vendedor.
Es por esto que cada ganancia debe ser marcada como "Billable" en los filtros, cerca del campo "Billable", seleccione "No". Así, usted puede ver cuánto dinero tiene realmente. Aunque esas ganancias por venta no son mostradas y no se añaden al total, ellas existen. Si usted quiere saber cuánto dinero tendría con estas ganancias por venta, usted debe seleccionar "all" (todos) cerca del campo "Billable" así usted puede ver cada registro, no importa si esta marcado como "Billable" o no. Si usted desea ver, cuánto le deben de acuerdo éstas ventas, seleccione "yes" (si) cerca de "Billable", y vea las ventas solamente, y el total de dinero obtenido de esas ventas. Si usted estuviese interesado en las ganancias de un vendedor en específico, entonces en el filtro cerca de "Who", seleccione al vendedor requerido y observe todas sus ventas. Similarmente, es posible listar las ganancias esperadas en proyectos distintos usando la tercera categoría, "Project".
Cuando el vendedor le entregue el dinero, desmarca la casilla de verificación de "Billable" para todas las ventas de las cuales usted recibió dinero.
Si usted espera un evento en el cual se espere realizar muchos gastos, entonces, seguramente, es importante estimar como se comportará sus finanzas ante tal prueba. Exactamente de la misma manera en la que marcamos los gastos como "Billable", introduciendo las cantidades probables. Luego, como se han ido haciendo las cosas, en los registros que se desee se desmarca la casilla de verificación "Billable", y se corrige la cantidad de ser necesario. Lo que falta en ese esquema es que sólo se puede ver el total como "todo o nada". ¿Qué sucede si usted trata de combinar diferentes gastos planificados, quizás, rechazar alguno de ellos? ¡No hay problema alguno! Usando la casilla de verificación "Cleared", marca las transacciones que usted desea que sean excluidas de los gastos futuros, y luego seleccione "No" para el filtro "Cleared".
Así, cambiando la casilla de verificación "Cleared", podemos ver como se corresponden diferentes combinaciones de gastos y ganancias con las condiciones financieras actuales.
Aún tenemos otra casilla de verificación, y con ella somos capaces de mantener otra combinación independiente de transacciones. Al mismo tiempo, podemos notar cualquier característica lógica para la contabilidad futura, y esto no será necesariamente planificado.
En la sección siguiente ésta lo que representa el "destinatario principal" de las tres casillas de verificación:
"Receipt" - usted tiene un documento (recibo), que confirme un gasto o ganancia.
"Billable" - si usted, por ejemplo, gasta de su propio dinero en un boleto de tren durante un viaje de trabajo, y usted será remunerado por la empresa en sus gastos, entonces cada uno de los gastos de este tipo realizados deben ser marcados con esta casilla.
"Cleared" - la transacción se ha finalizado, cobrado y /o aclarado. Por ejemplo, para la transacción marcada como "Billable", usted debería actualizar manualmente a "Cleared" cuando el gasto es reembolsado.
Por decir algo, usted puede usar estas casillas de verificación de cualquier manera que guste, que la única ayuda que ellas ofrecen es a la hora de crear sus propios reportes en el futuro.
Adicionalmente a las casillas de verificación, usted puede escribir las transacciones como fechas próximas (semanas y meses). En los filtros, existe una característica para indicar una fecha final, a partir de la cual la transacción no será tomada en cuenta. Al seleccionar fechas finales en los filtros, usted puede estimar cuanto dinero tendrá en diferentes períodos de tiempo.
Usted puede inclusive obtener Reportes y seleccionar un reporte de un período de tiempo en particular, por ejemplo reportes mensuales. En este caso, la suma de los gastos y ganancias (el balance mensual) se mostrará cerca de cada mes, y en el fondo estará el total para el mes seleccionado. Cuando se desmarquen las casillas de verificación de los períodos de tiempo, empezando por el fondo, usted podrá ver el total al final del período, el cual incluye los meses seleccionados.
Usted puede ahorra mucho tiempo durante la creación de los registros de planificación si usa la creación de transacciones a través de planillas. Para hacer esto, seleccione el registro inicial, el cual se convertirá en un "marco de trabajo" para el futuro grupo de registros. Diríjase a la página de generación de transacciones. Ahora usted podrá generar un grupo de registros con categorías similares y diferentes campos para varios meses (semanas, días) en el futuro.
Por ejemplo, luego de seleccionar el salario mensual actual, diríjase a "Generation" (Generación), y cree una lista de salarios para el año que viene.
Usted puede adicionalmente crear registros de planificación no sólo para el futuro cercano, sino también para cada selección de una categoría particular en una cuenta específica.
Permítanos crear dichos registros para monitorear las ganancias recibidas de sus tiendas. Crear una nota acerca de las ganancias que recibió de manos del vendedor. Diríjase a Generation, seleccione "Who" en la sección "By all" (Por todos), y luego genere las ganancias que obtuvo de todos los demás vendedores. Los registros innecesarios pueden ser eliminados luego, los que son necesarios en el momento pueden ser editados.
Al mismo tiempo, no olvide marcar las casillas de verificación necesarias (por ejemplo "Billable") en el registro inicial, si usted quiere incluir sus nuevas transacciones en los registros de planificación. Luego de que la generación se haya terminado, puede desmarcar la casilla de verificación de nuevo en el registro inicial.
La planificación compleja es posible, cuando se combinan los reportes con los filtros, de forma similar a cuando se crean reportes complejos. Usted puede inclusive representar gastos y ganancias planificadas como categorías separadas. Entonces, en el reporte acerca de estas categorías, estará en capacidad de estimar fácilmente como se correlacionan en el futuro sus ganancias y gastos entre sí y con el estado actual de sus finanzas. Esto puede ser llevado a cabo en la misma forma. Cree un reporte con la categoría que se requiere, y luego marque las casillas de verificación, las cuales usted quiere que aparezcan en el total.
Para lograr ver las columnas necesarias en la tabla de transacciones, usted puede ajustarlas a su gusto. Para lograr esto, presione el título de la tabla. Moviendo el stylus (lápiz de la Palm) puede ajustar el ancho de las columnas. Si lo deja ir (sin movimiento), la lista de campos, las cuales pueden ser tanto añadidas como eliminadas, aparecerán. Luego de que han sido alineadas las columnas necesarias, ajuste su ancho. Ahora esta configuración se mantendrá, y será el valor por defecto en la configuración cada vez que se inicie el programa.
En mi caso, tengo las siguientes columnas: casilla de verificación "Billable", "Category", "Who". "Project", "Notes", "Total" y "Currency". Es suficiente para mí ver varias de las primeras letras solamente, para entender lo que una cierta categoría o registro es en realidad.
Las casillas de verificación y las notas pueden ser editadas directamente en la tabla. Si las los filtros de las casillas están activados, entonces al momento de cambiar las casillas de verificación, los registros desaparecen. No presione muchos registros al mismo tiempo; espere hasta que cada registro previo desaparezca primero.
En la tabla de cuentas, se puede ajustar el ancho de las columnas solamente.
Si la cantidad real de dinero existente no coincide con el total en el programa, esto probablemente significa que o se cometió un error en alguna parte, o se olvidó ingresar un registro para algún gasto. Para equilibrar el cálculo y las cantidades reales, cree un registro de reconciliación. Seleccione "Tools - Reconcile" (Herramientas - Reconciliar) en el menú e ingrese el total deseado. El programa creará un registro de reconciliación automáticamente. Este registro puede ser marcado como de reconciliación por alguna de las categorías.
Por ejemplo, si usted tiene 12.5$, y el programa indica que tiene 14$. Cree un registro de reconciliación con -1.5$, y así la cantidad total quedará corregida.
Algunas veces es necesario ver los remanentes mensuales o llevarlos hasta el mes siguiente.
Para conocer el remanente de un mes en específico, active el filtro con la fecha final, y ajuste la fecha para el último día del mes.
Para estimar rápidamente de meses en adelanto, seleccione reporte mensual. Luego, debe desmarcar las casillas de verificación bottom-up, y como resultado verá el remanente del último mes marcado.
No existe una función de acarreo automática en el programa. Es por esto que si usted necesita acarrear algún remanente de un mes a otro, deberá hacerlo de forma manual. Para lograr esto, refiérase al total al final del mes, y luego cree una transacción para el último día del mes, introduciendo la cantidad, la cual es opuesta al total. Ahora la suma total para el mes es cero. Luego, cree una transacción para el primer día del mes próximo, y el nuevo total es igual al del mes anterior, pero se acarrea el inicio del mes siguiente. Generalmente, el total no es modificado, pero ahora usted puede activar el filtro para el comienzo del mes siguiente, y la suma total será corregida.
Usted podría necesitar excluir remanentes de transacciones de los reportes para, por decir, ver cada balance mensual (el cual será cero tomando en cuenta el remanente de transacción). Usted puede utilizar cualquiera de las casillas de verificación de remanentes de transacciones, y marcarlas cuando sea necesario. En este caso, para excluir el remanente de transacciones, seleccione "no" para esta casilla en los filtros.
Todo lo considerado anteriormente, tiene que ver con el seguimiento de sus finanzas personales. Ahora, permítanos examinar un caso más complicado - pagos mutuos de muchas personas en las bases del seguimiento del presupuesto familiar. Esta es la manera en la cual usted puede crear otros esquemas de pagos mutuos, por ejemplo, para el caso de sus negocios.
La tarea es la siguiente. Existen varios miembros en la familia, y muchas categorías de gastos familiares en general, los cuales son divididos convenientemente entre todos los miembros de la familia (asumiendo que es en partes iguales). Los gastos generales implican el manejo de dinero para determinados propósitos a través de los diferentes miembros de la familia, manejo del dinero sin una razón particular, gastos, administración de cobros.
Lo mejor es configurar por lo menos una cuenta para cada miembro de la familia. Sería poco conveniente usar sólo categorías. Ahora existen varias cuentas, las cuales no indican la cantidad exacta de dinero que usted tiene, pero son necesarias para algunos propósitos:
Esposa (gastos de las esposa)
Padres (gastos de los padres)
Dinero común (el dinero de todos)
La casilla de verificación "incluye in total" pudiera estar desmarcada, ya que esas cuentas no muestran el estado real de su dinero personal, y no hay necesidad de añadirlas solamente a la cuenta de el/ella. Esta no es una tarea sencilla debido a todos los registros que usted necesitará crear por su cuenta, pídale a los miembros de la familia que le entreguen los recibos, facturas, etc. Por ejemplo, si su esposa ha gastado $100 en provisiones, introduzca en la cuenta "Esposa":
-100$
Es necesario crear una categoría, la cual contendrá los gastos familiares más comunes (ej. aquellos que serán divididos entre los miembros de la familia). En un principio esta categoría será "Familia" (en la segunda categoría "Who"). Además, el hecho de que categorizar le permita seguir pagos mutuos, le permitirá introducir otros datos diferentes a los gastos familiares a esas cuentas.
Es muy importante ingresar los registros en el programa exactamente de la misma forma en la que se dan en la realidad, sin ningún tipo de aritmética mental interna. Por ejemplo, si usted le entrega a su esposa $500 para comprar todas las provisiones, entonces debe ser anotado de la siguiente manera:
A la cuenta: "Efectivo"
Desde la cuenta: "Esposa"
-500$
Who: "Familia" (usted le dio a su esposa $500 para comprar de provisiones)
Y sólo luego de eso, introduzca la compra en la cuenta "Esposa". Así, cuando usted le entrega a su esposa $500 para la compra de provisiones, estará en capacidad de ver en los reportes que usted gasto $500 en la compra de provisiones. Habrá +500$ en la cuenta de la esposa, lo cual significa que ella deberá gastar ese dinero para la compra de provisiones. A medida que usted introduzca los gastos en comida, el dinero familiar en su cuenta disminuirá, y cuando la suma llegue a ser cero, significará que su esposa habrá terminado todo el dinero que usted le dio, pero no gastó su propio dinero. Si su esposa continúa gastando dinero en las provisiones, las sumas del gasto familiar se tornarán negativas, y esto significa que ella estará gastando de su propio dinero.
Similarmente, si usted gasta mucho de su propio dinero, y sus padres se lo retornarán en el futuro, entonces usted debe anotarlo de la siguiente manera:
Para la cuenta: "Efectivo"
Desde: "Padres"
+70$
Who: "Familia" (recibió $70 reembolsados de los gastos familiares)
Cómo usted puede darse cuenta, cuando transfiere dinero desde una cuenta a otra, en el registro están presentes las dos cuentas la inicial y la cuenta destino. Cuando se realiza la transacción:
Para la cuenta: "Efectivo"
Desde la cuenta: "Esposa"
+500$
se obtienen dos registros diferentes para cada cuenta:
para: "Efectivo" desde: "Esposa" -500$
para: "Esposa" desde: "Efectivo" +500$
Es por eso que tal notación es llamada "Transacción Doble".
Suponga que usted tiene muchos gastos familiares. Digamos de "Comida" y "Utilidades Generales" en la primera categoría. Inicialmente tomamos una cierta suma para cada miembro, mientras pagamos las utilidades en partes iguales, luego ellas son canceladas. Es por eso que usted no sabe exactamente cuanto dinero se necesitaría. Entonces usted tendrá que marcar cada registro de gasto familiar no solo como "Familia" en la primera categoría, sino especificar también si el pago realizado fue por comida o por servicio municipal.
A medida de que el tiempo pasa, usted querrá conocer cuanto dinero gasta cada miembro de la familia en que cosa. Para hacer eso, selecciones "todas las cuentas" en la lista de transacciones para recibir un reporte de todas las transacciones de una sola vez, en lugar de recibir solamente el reporte de una. Luego, diríjase a la sección de Reportes, y seleccione "Familia" en los filtros de la segunda categoría. En los reportes, seleccione reporte de cuenta "to accounts (where)" en la lista en la esquina superior derecha de la pantalla.
El programa tendrá que pensar un poco, y luego le mostrará la lista de cuentas, desplegando las sumas de los gastos familiares desde varias cuentas personales ("efectivo" y "ahorros"), usted deberá sumarlas. Para hacer eso marque las casillas de verificación de esas dos cuentas, y desmarque las otras cuentas. Ahora los gastos de cada uno de los miembros de la familia son escritos cerca de su cuenta, mientras la suya es mostrada en la parte inferior de la pantalla.
Luego usted puede especificar el criterio de cada gasto. Primero, seleccione la categoría "Comida" en los filtros y observe en el reporte todo lo correspondiente a gastos de comida. Luego seleccione "Servicios Municipales", y observe el reporte sobre los gastos correspondientes.
Usted puede observar todo a través de los reportes, por ejemplo, un reporte mensual para averiguar lo que cada persona gastó en cada cosa. Para lograr eso, coloque el primer día del mes como el comienzo del período, y el último día como el fin del período. Lo puede hacer de otra manera siguiendo los pagos permanentemente, sin dividirlos en meses. En este caso, se vuelve innecesario pagar deudas a cada uno al final del mes, y cambiar todos los gastos familiares a una persona, la cual gasto menos.
Si usted quiere que las sumas de gastos de cada miembro de la familia sea igual al final del mes, usted puede crear amortizaciones de deudas mutuas y/o acarreo de restos.
Nunca transfiera dinero directamente de una categoría de gastos a otra. Esto sería incorrecto porque si usted simplemente añade un gasto de "comida", no cambia la cantidad real de insumos de comida comprados. Si cualquiera de los miembros de la familia gastó mucho en utilidades generales, mientras otro gastó mucho en comida, y usted quiere equilibrar sus gastos con pagos mutuos, deberá registrar la operación como una transacción doble con cantidades opuestas:
To: "Parents" from: "Wife" -500$, "Servicios Municipales"
To: "Parents" from: "Wife" +500$, "Comida"
En este ejemplo los gastos de la esposa (comida) y de los padres (servicios municipales) son equilibrados si su esposa gastó más en comida y menos en servicios municipales.
Un esquema similar se puede aplicar a otras categorías, no importa si la categoría esta incluida o excluida de los gastos familiares comunes, si hay deudas mutuas en dichas categorías entre los miembros de la familia.
Si usted lleva un libro de gastos mensual, puede acarrear parte de los gastos. Por ejemplo, su esposa gasto en gastos comunes $250 en lugar de los acordados $200 ($50 de más). Entonces usted puede ingresar -$50 a este mes, y +$50 al mes siguiente en su cuenta. Esto significa que ella tendría que gastar $50 menos el mes siguiente. Tenga en cuenta que si el mes siguiente su esposa gaste menos dinero en gastos comunes, alguien tendrá que gastar más. Y sea cuidadoso, i todos gastan más, y existe un excedente en la cuenta de cada quien, podría terminar perdiendo, ya que nadie gastaría dinero en comida para el mes siguiente.
Para realizar los pagos mutuos, es muy importante seguir cuidadosamente los gastos y movimientos de dinero por categorías. Existe una situación posible de que cuando hay una cuenta en común (con el dinero para los gastos de la familia) el dinero de esta cuenta pueda ser gastado en otros propósitos, así como pudiera ser tomado por los miembros de la familia para sus propósitos personales. Se recomienda evitar dichas situaciones, y sería mejor crear una cuenta separada para el dinero de las "utilidades de comida", y gastar el dinero de la cuenta de necesidades comunes solamente.
Sin embrago, si usted quiere hacerlo de esta forma, el esquema descrito arriba no es apropiado para dicha cuenta. No se puede registrar que el dinero de la "Comida" fue movido de su cuenta a la cuenta común, aunque, por ejemplo, el dinero fue gastado en algo más, y usted tomó una parte. Es por esto que es un poco difícil cuanto y de quien es el dinero que fue tomado de esta cuenta. Para hacer esto, por ejemplo, en la categoría "Quien" debería especificar a cargo de quien fueron compradas ciertas cosas, y hacer una sección separada para gastos familiares comunes en la tercera categoría "Proyecto", ej. "Gastos Familiares". Luego debería analizar estas cuentas de manera separada y especificar quien gasto cuanto en los gastos familiares.
El esquema siguiente es también posible. Todos los pagos de la cuenta común son marcados con la categoría de gastos familiares, pero si otros gastos aparecen, la suma deseada (por la categoría de gastos familiares) es escrito de la cuenta común a una cuenta personal, quien gasto el dinero, y sólo luego de eso, la suma es registrada como un gasto en la cuenta de este miembro.
Si desea averiguar los gastos en todas sus cuentas, excluyendo las cuentas interinas, entonces usted debe ir a la tabla de cuentas y marcar la casilla de verificación "Incluir en el total" para sus cuentas, desmarcando todas las demás cuentas. Luego, active el filtro "Cuenta Total: si", y seleccione "todas las cuentas" en la lista de transacciones. Ahora el total le mostrará el dinero de las cuentas marcadas solamente. Y los reportes serán calculados para las cuentas seleccionadas solamente.
Similarmente, usted puede averiguar cuanto dinero tiene en todas sus cuentas en diferentes monedas. Para hacer esto, seleccione un reporte de moneda de la misma manera.
Este método es también apropiado cuando se analiza cualquier grupo de cuentas. Esto es muy conveniente cuando se siguen gastos similares en muchas cuentas al mismo tiempo.
No existe una característica de ajuste de jerarquías que se realice directamente ni para las categorías ni para las cuentas. (Ej. "Gastos Familiares" - "Comida" o "Gastos Familiares" - "Servicios Municipales"). Sin embargo, usted puede establecer un sistema jerárquico para las categorías.
En el ejemplo descrito arriba, dividimos los gastos familiares en dos clases, y luego analizamos los gastos como un todo, y cada gasto por separado. Similarmente, usted puede implementar un orden jerárquico para las categorías. Para lograr esto, cree una categoría principal en la primera tabla de categorías, y muchas categorías específicas en la tercera tabla. Por ejemplo el caso de que usted quiera analizar todas las ganancias como un todo, y cada registro por separado. Existe una sección "Trabajo" en la primera categoría. Por consiguiente, en la tercera categoría creamos las siguientes secciones:
Trabajo - Instituto (salario en el instituto)
Trabajo - Comercio (el ingreso de las tiendas)
Trabajo - Otro (alguna otra cosa)
Cada ganancia de su trabajo la marcará con "Trabajo" en la primera categoría, y luego marca una de las secciones específicas "Trabajo - :" en la tercera categoría.
Para analizar las ganancias del trabajo como un todo, active el filtro "Trabajo" en la primera categoría, y observe el total. (Usted puede inclusive crear un reporte por la primera categoría, y ver el ingreso correspondiente a su trabajo). Para manejar las ganancias del trabajo en detalle, active el filtro de la categoría "Trabajo" exactamente de la misma manera, luego diríjase al reporte y selecciones un reporte de la tercera categoría ("Proyecto"). Ahora usted puede ver cuanto ganó del trabajo como un todo, cuanto es el ingreso de las tiendas, etc.
Una de las diferencias de la versión gratuita es la imposibilidad de organizar tal jerarquía, sólo las primeras categorías pueden ser analizadas.
Anteriormente ilustramos la característica del uso de cuentas auxiliares (cuentas, las cuales no reflejan la cantidad real de dinero, pero ayudan a seguir las ganancias y los gastos) con el ejemplo de los pagos mutuos en los miembros de la familia.
El uso de cuentas auxiliares puede ser extendido, si usted, por ejemplo, crea una cuenta separada para gastos específicos, planificación o movimientos. Usted puede también seguir los gastos de su esposa, o el salario que reciben sus padres. O usted puede configurar una cuenta por separado para los gastos/ingresos pasados, los cuales fueron realizados antes de que empezara a usar el programa.
Sería apropiado desmarcar la casilla de verificación de "Incluir en el total" para las cuentas auxiliares, las cuales no reflejan la cantidad real de dinero, de manera de que pueda ver la cantidad que tiene en realidad.
En la versión 2.1 y superior, las cuentas auxiliares puede ser excluidas directamente de los reportes y del total de todas las cuentas. Para este propósito, existe el filtro "Cuenta total". Con la ayuda del filtro puede excluir las cuentas desmarcadas con la casilla de verificación "Incluir en el total".
Usted podría algunas veces querer que se le recordara sobre las deudas que debe recolectar o las compras que deben realizarse.
Por ejemplo usted usualmente presta dinero y marca ese préstamo en la categoría de "Deudas". Sin embargo usted desea recordarse de esa deuda una vez más. Para hacer esto, cree un registro de planificación para cobros (vea la sección "Planificación y Casillas de verificación). Cuando edite el registro, diríjase a la sección de "Recordatorios", e introduzca la fecha y hora del recordatorio, y la manera en la cual el recordatorio debe ser ejecutado.
Existen varios tipos de recordatorios:
Cuando alguno de estos recordatorios surge, la casilla de verificación "Recordatorio" se marca para el registro deseado de manera de que el registro pueda ser localizado con la ayuda de los filtros. En la primera página de la edición de transacción, el icono de alarma del reloj es resaltado para los registros con recordatorio.
Al principio, usted ha configurado varias monedas con ciertas cantidades o proporciones. Ahora tenemos una gran cantidad de gastos y ganancias en diferentes monedas. El dinero que tenemos en diferentes monedas es recalculado para mostrar el resultado en la moneda local. Y esto es una decisión legítima porque cuando evaluamos las diferentes monedas de acuerdo a la tasa actual, veremos el total real. Cuando las tasas cambien, ingresamos las nuevas proporciones de cambio en la tabla de monedas, y vemos los nuevos totales de acuerdo a los cambios recientes.
Si usted esta interesado en tales preguntas como "¿Cuántos dólares fue mi salario el cual recibí en rublos el año pasado?", se recomienda establecer una moneda fuerte (estable, como el dólar por ejemplo) como su moneda local, o seleccionar una moneda fuerte de manera separada, y establecer la tasa para cada registro deseado. Para ver detalles acerca de la operación, refiérase a la documentación.
Cuando se hace el cambio de una moneda a otra, una cierta cantidad se substrae de la cantidad inicial, mientras diferentes cantidades en diferentes monedas son añadidas. En el programa, usted puede hacerlo con la ayuda de una operación llamada "transacciones cruzadas".
Por ejemplo, cambiamos $10 a rublos. Para hacer eso, cree una doble transacción dentro de a cuenta:
From: "Efectivo"
To: "Efectivo"
-10$
Luego presione el icono entre la cantidad y la moneda, así usted podrá ver dos cantidades, cada una de las cuales tiene su propia moneda.
From: "Efectivo"
-10$
To: "Efectivo"
+19500brb
Cerca de la cantidad menor coloque la moneda "brb", entonces presione el icono con una flecha apuntando hacia abajo, y así los dólares son traducidos en rublos de acuerdo con la tasa de cambio especificada. Si usted necesita modificar la tasa de cambio, presione el icono una vez más, y luego introduzca la cantidad necesaria. Si ha hecho todo con presición, deberá ver la cantidad que necesita.
No se recomienda que especifique categorías dentro de una cuenta para hacer las transacciones. Sería mejor crear una categoría especial para dichos intercambios o dejarlo en blanco.
Similarmente, usted puede crear un registro sobre el cambio de una moneda a otra entre cuentas. En este caso, el registro puede ser marcado por categorías si usted, por ejemplo, cambia de dólares a rublos, y da un dinero a su esposa enseguida.
Para el registro con transacciones de una moneda a otra, el icono entre la cantidad y la moneda es resaltado.
Si usted usa, por ejemplo, giros postales, la cantidad recibida seria menor que la enviada. Esto puede también ser registrado como una transacción cruzada. La moneda en ambos lados será la misma, pero en cantidades diferentes. Esto es también una forma apropiada de anotar el porcentaje (cuota del cajero automático), el cual tiene que ser cancelado cuando se cambia el dinero a efectivo, ya que la cantidad escrita de su tarjeta será mayor que la cantidad actual que usted recibe. Usted puede inclusive fijar el porcentaje, el cual puede ser tanto agregado como quitado en cualquier parte de la transacción.
Similarmente usted puede introducir el porcentaje que su vendedor recibe. Por ejemplo, el vendedor A ganó 100$ por venta, y se supone que debe recibir un ingreso del 20%. Entonces usted debe escribir:
[X] porcentaje: -20% a la cuenta: "Ahorros" [X] % +100$ de la cuenta: "Vendedor A" [ ] % -100$
Al marcar la casilla de verificación de porcentaje y presionando "Aplicar porcentaje ahora", usted recibirá +80$ en su cuenta.
Usted podría tener que reducir el número de registros sin perder la habilidad de analizarlos. Probablemente usted quiera reducir el número de registros con la finalidad de incrementar la velocidad de operación, o usted quiere que sus registros luzcan más claros. Para ese propósito, existen dos tipos de operaciones. La primera operación es archivar (unir registros similares). La segunda (enrollar) es la operación es borrar las transacciones seleccionadas con la habilidad de crear un registro de resultados.
El comando para archivar automáticamente (menú "Herramientas/Archivo") une los registros similares del período seleccionado en un registro único, tomando en consideración todas las transacciones dobles y otros campos. Por ejemplo, usted gasta algo de dinero en comida, pagos, y servicios municipales al final del mes. Luego de archivar automáticamente, habrá un registro único como resultado con los costos de la comida, otro sobre los pagos, y otro sobre servicios municipales. Si usted le entregó a su esposa dinero para gastar en la comida, dichos gastos serán guardados en un registro separado en su cuenta, así como en la de su esposa. Y así se mantendrá el balance en ambas cuentas. Usted puede establecer las condiciones para las uniones en el Diálogo de Archivo. Por ejemplo, usted puede unir transacciones similares entre un día o un mes, así como seleccionar transacciones similares tanto por la primera categoría separadamente, como por todas las categorías al mismo tiempo.
Así usted puede decrementar notablemente el número de transacciones sin perder los datos de los totales en las diferentes cuentas y la habilidad de analizar los registros por categorías.
Usted puede inclusive procesar el archivo de forma manual. Para ese propósito, existen filtros, los cuales permiten seleccionar un grupo de transacciones que se quieran borrar, así como el comando "Herramientas/Borrar Filtrados", el cual borra todas las transacciones y crea un registro de resultados.
Entonces lo que queremos, por ejemplo, es obtener el balance total para varios de los meses anteriores. Seleccionamos una fecha final en los filtros, memorizamos el total, borramos dichos períodos, y creamos una única transacción con la cantidad registrada. Sea cuidadoso cuando lo haga, ya que si existen registros dobles en las transacciones seleccionadas, el balance en estas cuentas podría ser modificado. Para excluir las transacciones dobles, usted debe seleccionar "Cuenta desde: sin fuente" en los filtros*. En la versión 2.2 (o superior) se sugeriría separar las transacciones dobles automáticamente duran el proceso de archivado y borrarlo del período, y esto lo ayudará también a crear una transacción total.
Similarmente usted puede crear compresión de varios grupos de transacciones con configuraciones de filtros diferentes.
*Nota: En la versión 2.1 el filtrado de una transacción simple fue revisado (el filtro "Cuenta desde: sin fuente"). Antes, el filtrado de dicha transacción aparecía cada vez que la cuenta en la tabla era arrastrada. Ahora todo ha sido corregido en ese aspecto. Luego de la versión 2.1 se ha instalado, una vez que se arrastra cualquiera de las cuentas, la transacción será corregida. Luego, el filtrado de la transacción simple comenzará a funcionar, y usted será capaz de arrastrar las cuentas tantas veces como sea necesario.
Usted puede seguir sus registros financieros en una máquina de escritorio. Para hacer posibles dichas operaciones, fue desarrollado el programa Handy Finance Desktop. La versión gratuita permite ver todos los datos, hacer extracciones con filtros, calcular el total de acuerdo a esos filtros en una moneda deseada, y guardar los extractos filtrados como un documento de Excel.
Por favor note que si en la configuración de seguridad de su palm la sincronización esta prohibida, no será capaz de ver los datos en su computadora.
Para ver los datos en la computadora, extraiga el archivo "Handy Finance Desktop", y ejecute Finance.exe. Luego deberá sincronizar la agenda. Diríjase a la página "Cambio", seleccione "Cambio Automático" en Finance Desktop, y luego seleccione su agenda de la lista. Presione "Importar". Ahora sus registros financieros pueden ser vistos en la página de "Transaciones". Arriba hay filtros, los cuales actúan de la misma manera que los filtros de la palm. Por esa zona, se encuentra la suma total y la moneda.
Si usted quiere guardar sus datos en cualquier otro lugar, copie los archivos FP_*.pdb del catálogo en Palm Desktop (usualemte se encuentran ubicados en "C:\Archivos de Programas\Palm\su_nombre\Backup\"). En el futuro, será capaz de configurarlo manualmente. Si usted guarda sus datos en Finance Desktop, esos datos se mantienen guardados en el archivo Finance.mdb. Usted puede descargarlos de nuevo a la palm en cualquier momento.
La versión completa de Finance Desktop le permite editar sus registros. Para el momento, solo se permite la edición paso a paso. Esto significa que primero, usted edita los registros en la palm, y luego debe sincronizar, obtener los datos en el escritorio. Luego se pueden editar esos datos en el escritorio, enviarlos de nuevo a la palm, y solo luego de eso se puede editar los datos en la agenda.
Handy Finance for Palm v2.5,
(C) Dmitry Briliuk, Handy Solution Software, 2002-2004
E-Mail: support@handysolution.com
Sitio en la Internet: http://handysolution.com
ICQ: 37384704
Teléfono: +375 29 6842161