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Das Programm Handy Finance für Palm wird Ihnen helfen, nicht nur Ihre persönlichen Ausgaben/Einnahmen zu berechnen, analysieren und zu planen, sondern auch Ihren Familienhaushalt und/oder Buchhaltung einer Kleinfirma zu führen.
Unten finden Sie eine Beschreibung, wie Sie mit Hilfe des Programms Ihre Finanzen verfolgen können. Dies ist keine Beschreibung der Programm Features oder Interface. Dieses Handbuch wird Ihnen die typischsten Aufgaben des persönlichen, Haushalt- oder Businessmanagements aufzeichnen und Ihnen zeigen wie sie mit Hilfe des Handy Finance zu bearbeiten sind. Sie können Ihre eigene Finanzverwaltungsweise auswählen, d.h. die Verwaltungsweise, die Ihrer Meinung nach am bequemsten und verständlichsten ist. Ich bin kein Buchhalter und das ist nur ein Beispiel. So verstehe ich ebenfalls meine Finanzen zu führen. Zu technischen Details und Bilder sehen Sie bitte den Benutzer Manual durch. Um das Programm zu meistern wäre es besser, wenn Sie die Palm in Ihren Händen hätten um die Beispiele zu betrachten.
Um sich die Beispiele ansehen zu können, installieren Sie alle FP_*.pdb Dateien aus dem "Beispiele" (Example) Ordner auf Ihre Palm oder auf den Emulator. Bevor Sie das aber tun, vergessen Sie nicht Ihre Finanzangaben zu speichern, denn, während der Installation werden alle vorhergehenden (ungespeicherten) Daten gelöscht.
Eine angenehme Einzelheit von Handy Finance für Palm wäre noch allerdings zu erwähnen, sie besteht darin, dass sie über eine kostenlose Version verfügt, die Sie nie fragt, ob Sie schon bezahlt haben, und keine Zeitbeschränkung hat. Zugleich kann es aber viel mehr als andere analoge Programme, die dazu auch noch nicht kostenlos sind. Sie können mit der Lite Version anfangen und falls Sie doch mehr Features gebrauchen, so können Sie das Programm zur Vollversion upgraden, ohne dabei irgendwelche Daten zu verlieren.
Zuerst stellen Sie wenigstens eine Währung ein. Im oberen Bereich des Bildschirms neben dem Gesamtwert (total amount) finden Sie eine Pop-up-Liste der Währungen. Vergessen Sie nicht den Relationstyp in den Einstellungen zu prüfen, er muß als invers (Inverse) eingestellt werden. Danach fügen Sie einige Währungen in die Tabelle ein:
€ 1
$ 1.0634
Pfund 1.5638
rur 32
Das heißt, dass €1 gleich 1.0634$ oder 1.5638 Pfund, oder 32 Rubel sind. Sie können auch verfolgen wieviele Euro ein Pfund kostet, indem Sie auf das Icon zum Rechnen vom Pfund Kurs klicken.
Stellen Sie Euro als Ihre Hauptwährung im Menü ein. Auf solche Weise wird Euro zur Standard- Währung in vielen Teilen des Programms und dies wird Ihnen viel Arbeit abnehmen.
Sie können die Währung auch anders einstellen, aber bevor Sie das tun, wählen sie Direkt (Direct) im Währungs- Menü:
€ 1
$ 0.94
Pfund 0.6394
rur 0.0313
Das heisst, Sie können 0.6394€ für 1 Pfund und 0.94€ für 1$ kaufen. Unten finden Sie noch zwei Beispiele, wie Währungen eingestellt werden können:
direkter Relationstyp:
$ 1.0634 (1€ = 1.0634$)
€ 1 (Hauptwährung)
rur 32 (1€ = 32rur)
Inverser Relationstyp:
$ 1 (Hauptwährung)
€ 0.94 (0.94€= 1$)
rur 30 (30rur = 1$)
Weiterhin können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Währungen verfolgen. Das Programm berechnet automatisch den Währungskurs und den Gesamtwert in der nötigen Währung. Sie können die Eingaben betrachten und den Totalwert für jede einzelne Währung berechnen.
Ein Konto ist (in diesem Programm) jeder beliebiger Platz, wo das Geld aufbewahrt wird. Hierzu zählt alles, von der eigenen Tasche, Bank, Kreditkarte, bis zum Platz unter dem Kopfkissen, usw. Es ist viel bequemer verschiedene Geldanteile in verschiedene Konten unter -zubringen und alle Ausgaben aus den Anteilen den Konten entsprechend einzutragen. Z.B. man nimmt unter dem Kopfkissen €10 fürs Mittagessen weg und schon bleiben unter dem Kopfkissen €10 weniger, in den anderen Geldanteilen bleibt aber alles beim Alten.
Jedes Konto hat seine Währung, die automatisch eingesetzt wird, wenn Sie etwas ausgeben. Wenn Sie meistens aus der Tasche mit Euro bezahlen, dann stellen Sie die Währung auf Euro ein. Es ist nicht schlimm wenn in Ihrer Tasche einige Dollar herumliegen - Tragen Sie Ihre Ausgaben in Dollar ein, so müssen Sie nur die Währung manuell auf Dollar einstellen.
Lassen Sie uns als Beispiel folgende Konten einstellen:
Bargeld (Cash), €
(Das ist Ihre Brieftasche, das Bargeld das Sie in der Tasche haben)
Cirrus Maestro, €
(Das ist die Kreditkarte, auf deren Konto Sie einen Teil Ihres Lohnes bekommen)
Ersparnisse (Savings), Pfund
("unter-dem-Kopfkissen-Geld", der Platz, wo Sie Dollars, Rubel und alles was Sie durch harte Arbeit erworben haben J verstecken )
Wozu Sie die Konten sonst noch nutzen können, erfahren Sie später.
Transaktionen, sind alle beliebigen Notizen bezüglich der Ausgaben und Einnahmen. In unserem Programm ist das ein und dasselbe.
Das Geld wird in bestimmten Konten eingenommen und aus bestimmten Konten ausgegeben.
Um zu erfahren wieviel Geld Sie auf irgendeinem Konto haben und die ganzen Einnahmen und Ausgaben aus diesem Konto betrachten wollen, wählen Sie "Cash" (bestimmtes Konto) aus der Liste der Konten in der rechten oberen Ecke des Transaktionen Fensters.
Sie hatten bestimmt etwas Geld in der Tasche bevor Sie angefangen haben dieses Program zu nutzen. Und es soll bestimmt verbucht werden. Drücken Sie die Taste zur Erstellung der Transaktion (Ausgaben, Einnahmen, Notizen), drücken Sie "+", tippen Sie "20" in das "Anzahl" (amount) Feld und gehen Sie dann auf OK. Nun sehen Sie das Sie €20 in Ihrer Tasche haben. Indem Sie eine Währung aus der Währungsliste wählen, können Sie sehen, dass Sie für dieses Geld ungefähr 20$ kaufen können.
Das gleiche kann man mit jedem Konto ausführen, indem man aus der Liste irgend eine Währung auswählt .
Falls Sie für ein Eis €3 aus der Tasche nehmen, fügen Sie
-3€
ein. Das macht:
+20€
-3€
Insgesamt: 17€
Indem Sie jede Ausgabe oder Einnahme anführen, werden Sie genau wissen, über wieviel Geld Sie auf jedem Konto verfügen, ohne mühsame Berechnungen durchzuführen.
Sie können Handy Finance zusammen mit Pop-up Kalkulator benutzen. Solch einen Kalkulator können Sie starten, ohne das Programm zu beenden. Sie können eine Zahl aus dem laufenden Fenster kopieren und das Ergebnis der Berechnungen wieder einfügen. Es ist auch bequemer im Pop-up Kalkulator Zahlen zu wählen.
Irgendwann bekommt Handy Finance seinen eigenen Kalkulator.
More about pop-up calculator...
Nun mit den manuellen Berechnungen sind wir schon mal fertig, und Sie wissen, über wieviel Geld Sie auf jedem Konto besitzen. Jetzt möchten Sie sich aber daran erinnern, wofür Sie die -3€ (und noch ein paar Scheine) ausgegeben haben.
Dazu können Sie bei jeder Eintragung eine Notiz erstellen mit Angaben, wofür das Geld ausgegeben wurde, sagen wir für ein Eis. Wie umständlich es auch jedes Mal ist, wenn Sie etwas kaufen und ganze Wörter eintippen, solche wie "Lebensmittel", "Kleidung" usw. Deshalb ist es viel bequemer diese Sachen zu einer Liste zu gestalten, um wenn nötig nur daraus zu wählen. Im Programm gibt's 4 solcher Listen die "Kategorien" benannt sind. Sie werden jedesmal eingeblendet, wenn Sie neue Ausgaben/Einnahmen zufügen (Transaktionen). Kategorien und Notizen ersetzen nicht, sondern vervollständigen einander.
Benennen können Sie sie, wie es Ihnen passt. Alles was Sie tun müssen, ist auf die Benennung zu klicken und das nötige Wort einzugeben.
Sie können die Kategorien wie folgt benennen:
1. Kategorie (Category)
2. Wer (Who)
3. Projekte (Project)
4. Verschiedenes (Misc)
Tragen wir in die erste Kategorie folgende Einnahmen/Ausgabearten ein:
- Essen (sagen wir für das, was Sie im Schnellimbis verspeist haben)
- Lebensmittel (das, was Sie im Geschäft gekauft und zu Hause zubereitet haben, deshalb auch billiger)
- Verkehrsmittel (Bus/Bahn/U-Bahn/Taxi usw.)
- Kommunale Abgaben(Wohnung, Telefon usw.)
- Arbeit (Lohn, Handelsprofite usw.)
- Schulden (j-m/selbst geliehen)
In die zweite Kategorie tragen wir Menschen ein:
- Ich
- Meine Frau
- Eltern
- Familie
In die dritte Kategorie tragen wir alle Einnahmen/Ausgabenquellen detailliert ein:
- Lohn in der Institution
- Wissenschaftliche Projekte in der Institution
- Handelsprofite
- Software Entwicklung
- Familienausgaben
In die vierte Kategorie haben wir nichts einzutragen.
Sie brauchen nicht hunderte Kategorien zu erstellen, es würde das Ganze zu kompliziert machen. Machen Sie sich doch Gedanken, ob Sie wirklich so viele brauchen. Das Hauptziel ist, einfach nur zu behalten, vofür Sie das Geld ausgegeben haben, und nicht eine peinlich genaue Buchhaltung zu führen. Interessiert es Sie, vie viel Sie für jedes einzelne Verkehrsmittel aufwenden? Werden Sie von Ihrer Frau oder Ihrem Chef gefragt? Nein? Dann werden Sie sich auch mit einem Wort "Verkehrsmittel" zufrieden geben .
Haben Sie keine Angst in verschiedenen Kategorien Punkte gleich zu benennen, deren Namen mit denen der Konten zusammenfallen. Das ist ganz in Ordnung und ist sogar nützlich, soweit sie sich selbst zurecht finden.
Wie Sie sehen sind es anfangs nicht so viele Kategorien, aber gerade Sie interessieren uns meistens.
Einige Zeit ist vergangen und Sie haben den Wunsch nachzusehen, wieviel Geld Sie verdient und wieviel und wofür Sie es ausgegeben haben. Zum Beispiel, Sie möchten wissen, wie viel Sie fürs Essen aufgewandt haben. Dazu gehen Sie auf Filter, wählen Sie aus der Liste der ersten Kategorie "Essen" und drücken Sie OK. Nun können Sie alle Notitzen über das für's Essen ausgegebene Geld und die Endsumme betrachten. Möchten Sie das Gleiche über Verkehrsmittel-Aufwände erfahren, dann wählen Sie im Filter aus der ersten Kategorie "Verkehrsmittel" und fertig ist die Sache Wollen Sie die Gesamtsumme aller Ausgaben erfahren, so wählen Sie im Filter der ersten Kategorie "Alles" (all) und gehen Sie zurück. Nun sehen Sie die Endsummen aller Einnahmen und Ausgaben.
Sie sind wahrscheinlich schon auf die Frage gestoßen: " Was soll ich tun, wenn ich die Gesammtsumme wissen will, die ich fürs Essen oder für die Verkehrsmittel ausgegeben habe und erfahren will, wieviel Geld ich vom Kleinhandel oder auf der Arbeit bekommen habe?" Gehen Sie ins Hauptmenü auf "Bericht" (Report), und wählen Sie im Berichtfenster aus der Liste in der rechten oberen Ecke den Berichttypus "Kategorie" (Category). Fertig! So sehen Sie gleichzeitig alle Einnahmen und Ausgaben in der ausgewählten Währung.
Möchten Sie bestimmte Arten der Ausgaben gruppieren, sagen wir, die nur für das Essen aufgewandte Summe, oder nur Einnahmen betrachten, so gibt es dafür ein Kontrollkästchen gegenüber jedem Punkt. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, so wird dieser Punkt zur Gesammtsumme mitgerechnet. Also aktivieren wir nur die Punkte "Essen" und "Lebensmittel", so sehen wir, wie viel wir eigentlich insgesamt für die Ernährung aufgewandt haben. Deaktivieren wir die Felder "Institution" und "Arbeit", so sehen wir nur Ausgaben. Nun aktivieren wir wieder den Punkt "Institution" und wenn wir das negative Ergebnis sehen, verstehen wir, dass wir nur vom Lohn nicht leben könnten J.
Sie können Ihre Einnahmen/Ausgaben auf verschiedenen Konten aufheben. Zum Beispiel den Lohn und Euro bewahren Sie auf "Ersparnisse" (Savings), ein Teil des Lohnes geht auf "Cirrus Maestro", außerdem können Sie für einen Teil des Lohnes einkaufen gehen, die Ausgaben tragen Sie dann auf das Konto der "Ersparnisse". Natürlich wollen Sie eines Tages den Bericht über alle Ausgaben überhaupt sehen. Dazu wählen Sie vor dem Filtrieren oder Berichten aus dem Transaktionen Fenster nicht irgendein Konto, sondern "Alle Konten"( All accounts). Genauso gut können Sie aber die Ausgaben auf einem bestimmten Konto aufführen und sie dann weiter analysieren.
Berichte und Filter dürfen (und sollen sogar) kombiniert werden. Zum Beispiel wollen Sie erfahren, wie es mit den Familienausgaben steht. Dazu wählen Sie in den Filtern "Familie" (nach der zweiten Kategorie "Who"), danach wählen Sie einen Bericht der ersten Kategorie nach und sehen wieviel Sie für Lebensmittel für die Familie und für kommunale Leistungen ausgegeben haben.
Berichte und Ergebnisse kann man mit bestimmten Zeitabschnitten begrenzen, dazu benutzt man einen Zeitabschnitt mit Anfangs- und Enddatum ( ZB. Familienausgaben für den ganzen Monat), wie auch das Ergebnis zum Jahres/Monatsende (wie viel Sie bis zum Ende des Jahres 2003 verdient haben), oder Ausgaben ab Jahres- oder Monatsanfang.
Außerdem, gibt es Berichte mit Billanzangaben im Laufe des Tages, Woche, Monats. ZB. nehmen wir den Filter mit Familienausgaben. Monatsbericht und sehen wie viel man jeden Monat für die Bedürfnisse der Familie ausgegeben hat.
Indem man die Kontrollkästchen gegenüber den Berichtspunkten deaktiviert/aktiviert, kann man kompliziertere Fragen beantworten, wie "was würde geschehen wenn...". Z.B. wir deaktivieren das Kontrollkästchen gegenüber den kommunalen Dienstleistungen und sehen, wieviel Geld wir hätten, wenn wir keine Kommunalabgaben bezahlen müßten. Die Fortsetzung dieses Themas finden Sie im Abschnitt "Komplizierte Planung".
Wie kann man sich mit Hilfe des Programms erinnern wie viel und wem man Geld geliehen hat und wie viel man selbst noch schuldet? Wie immer - Kategorien + Filter + Berichte (categories + filters + reports).
Wenn Sie Geld leihen, machen Sie eine Notitz mit negativer Summe, bezeichnen Sie sie als "Schulden" (Debts) in der ersten Kategorie und wählen sie eine konkrete Person in der zweiten. Jedesmal, wenn man Ihnen Schulden zurückzahlt (manchmal auch nicht alles auf einmal), merken Sie sich das genauso in der ersten und zweiten Kategorie.
Um zu erfahren wieviel Geld Ihnen ein bestimmter Mensch schuldet, wählen Sie im Filter die Kategorie "Schulden" und die zuständige Person. Nun werden Sie sehen können, wie viel dieser Mensch sich geborgt hat, wie er seine Schulden zurückzahlt und wie viel er eigentlich noch schuldet.
Natürlich kann man die Gesamtschulden aller Schuldner auf einmal ansehen. Dazu wählen Sie im Filter nur die erste Kategorie "Schulden", dann gehen Sie auf Berichte und wählen den Bericht "Who", so sehen Sie wie viel jeder einzelne und alle insgesamt Ihnen schulden.
Das gleiche gilt für Ihre eigenen Schulden. Wenn Ihnen eine Kategorie "Schulden" nicht reicht, so können Sie sie in zwei Rubriken aufteilen: "Ausgeliehen" und "Entliehen".
Das Obenerwähnte bezieht sich nur auf die einfachsten Fälle des Leihens und Zurückzahlens, wenn dahinter unbedingte Rückgabe des Geldes, ohne Planung und Zahlungsausgleich steht. Kompliziertere Fälle werden etwas weiter beschrieben.
Über wie viel Geld wir verfügen, wofür wir Geld ausgeben und woher bekommen, das haben wir schon mal erfahren. Nun versuchen wir zu erfahren, wie viel Geld wir demnächst haben werden und wie viel wir haben wenn...
Bei jeder Einnahme-/Ausgabennotiz (Transaktion) gibt es drei Kontrollkästchen: "Quittung" (Receipt), "Zur Vergütung" (Billable), "Bestätigt" (Cleared). Das sie gerade so benannt sind spielt keine allzugroße Rolle, sie können nach Ihren Belieben gebraucht werden.
Jedes Kontrollkästchen kann deaktiviert/aktiviert werden. Sie können sich separat die Ergebnisse der aktivierten, deaktivierten und allen Transaktionen ansehen.
Die Kontrollkästen können direkt in der Transaktionen Tabelle gezeigt werden. Wenn der Filter des Kontrollkästchens deaktiviert ist, so bleibt die Transaktion dieses Kontrollkästchens verborgen, das Ergebnis aber wird umberechnet. Aktivieren Sie aber nicht alle Kontrollkästchen zugleich, warten Sie ab, bis das vorangegangene erlicht. Auf solche Weise kann man etwas schneller vermerken oder das Merkzeichen von notwendigen Notizen abschaffen.
In der Version 2.1 können die Kontrollkästchen deaktiviert werden, die Notizen bleiben aber und das Ergebnis wird umgerechnet. Das wird von den Filtern aus gehandhabt. Alles was man dazu braucht ist das Kontrollkästchen gegenüber der nötigen Bediengung zu deaktivieren. Dann können die Kontrollkästchen nach Belieben (de-)aktiviert werden und das umgerechnete Ergebnis ist zu sehen. Die Notizen bleiben erhalten.
Nehmen wir an, Sie haben Einnahmen von mehreren Läden in verschiedenen Stadtteilen. Jede Einnahme muss eingetragen werden um sie dann vom Verkäufer zu bekommen. Aber im Grunde genommen haben Sie gar kein Geld, bevor Sie es vom Verkäufer bekommen. Deshalb ist es so wichtig zu wissen, wie viel Geld Sie in Wirklichkeit haben und wie viel Sie bekommen werden, und wie viel der Verkäufer Ihnen geben muss.
Deshalb sollten Sie jeden Verkaufserlös als "Zur Vergütung" (Billable) markieren. Im Filter gegenüber dem Feld "Zur Vergütung" sollten Sie "Nein" (No) wählen. Nun sehen Sie wie viel Geld Sie in Wirklichkeit haben. Der Verkaufserlös wird nicht angezeigt und nicht zum Ergebnis hinzugerechnet, aber es gibt ihn. Möchten Sie nachsehen wie viel Geld Sie aus diesen Einnahmen haben, so wählen Sie entgegen "Zur Vergütung" "Alle" (Billable + All). Dann können Sie jede Notiz sehen und auch, ob das Kontrollkästchen "Zur Vergütung" aktiviert ist oder nicht. Möchten Sie nachsehen, wieviel Profite Sie von den Läden bekommen, so wählen Sie "Ja" (Yes) entgegen "Zur Vergütung", dann können Sie die Profite und die Endsumme, die Sie von allen Läden bekommen, sehen. Interessieren Sie sich für planbarere Profite von konkreten Verkäufern, so wählen Sie im Filter neben "Who" den bezüglichen Namen und voilà, Sie können sich die Profite, die nur dieser Verkäufer bringt, ansehen. Genauso kann man alle voraussichtlichen Einnahmen von verschiedenen Projekten einteilen, dazu benutzt man die dritte Kategorie "Projekt" (Project).
Bekommen Sie vom Verkäufer den Ertrag, so deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zur Vergütung" bei allen Verkäufen, für die Sie Geld bekommen haben.
Steht Ihnen eine Großveranstaltung mit vielen Ausgaben bevor, dann ist es wohl wichtig auszurechnen, wie es sich auf Ihre Finanzen auswirken könnte. Genauso wie vorhin, vermerken Sie die geplanten Ausgaben, indem Sie das Kontrollkästchen "Zur Vergütung" aktivieren. Danach tragen Sie die geplanten Summen ein und sobald etwas ausgeführt wird deaktivieren Sie in den nötigen Notitzen das Kontrollkästchen "Zur Vergütung" und korregieren Sie, wenn nötig, die Summe. Was in diesem Schema so umbequem ist, dass das Ergebnis in Form "alles oder nichts" erscheint. Was, wenn Sie aber versuchen möchten, verschiedene Ausgaben zu kombinieren um wahrscheinlich auf einige zu verzichten? Kein Problem! Gebrauchen Sie dazu das Kontrollkästchen "Bestätigt" (Cleared), aktivieren Sie es bei den Transaktionen, auf die Sie in Ihren Ausgaben verzichten möchten, und wählen Sie im Filter für's Kontrollkästchen "Bestätigt" (Cleared) "Nein" (No).
Auf solche Weise, indem Sie das Kontrollkästchen "Bestätigt" (Cleared) de- oder aktivieren, können Sie sehen, wie verschiedene Kombinationen der geplanten Ausgaben/Einnahmen sich auf den laufenden Finanzzustand auswirken.
Nun haben wir noch ein Kontrollkästchen übrig, und wir können noch eine Kombination der Transaktionen durchführen. Oder einfach irgendein logisches Merkmal für darauffolgende Berichterstattung (nicht unbedingt Planung) bezeichnen
Das ist der Sinn der drei Kontrollkästchen:
"Receipt" - Sie haben ein Papierchen (eine Quittung), dass diese Einnahme/Ausgabe bestätigt.
"Billable" - wenn Sie z.B. auf Dienstreise Ihr eigenes Geld für die Flugkarte ausgeben und Sie dieses Geld von der Firma bei Rückkehr zurück bekommen, so vermerken Sie jede dieser Ausgaben, indem Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.
"Cleared" - die Transaktion ist beendet, geprüft, geklärt. ZB., bei Transaktionen, die als "Billable" vermerkt sind, aktivieren wir manuell das Kästchen "Bestätigt" falls sie entschädigt wurden.
Im Großen und Ganzen können Sie die Kontrollkästchen so benutzen, wie es Ihnen gefällt, merken sich nur, dass sie Ihnen zur darauffolgenden Berichterstattung nützlich sind.
Außer Kontrollkästchen, kann man geplante Transaktionen als kommende Daten eintragen (Wochen und Monate im Voraus). Die Filter besitzen eine Möglichkeit ein Enddatum einzustellen, bei deren Verlauf die Transaktionen nicht mehr berechnet werden. Indem Sie verschiedene Enddaten einstellen, können Sie nachrechnen wieviel Geld Sie in der Zukunft haben werden.
Sie können auch in den Berichten eine bestimmte Zeitperiode wählen z.B. einen Monatsbericht. Dann werden Sie neben jedem Monat die Gesamtsumme der Einnahmen/Ausgaben (die Bilanz) betrachten können und unten wird die Endsumme von ausgewählten Monate gezeigt. Deaktiviert man Kästchen bei den Zeitperioden von unten an, so wird die Endsumme für bestimmte Monate sichtbar ( für die Monate die noch aktiviert bleiben).
Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie beim Erstellen der Transaktionen Schablonen benutzen. Dazu wählen Sie eine Ausgangsnotiz, auf deren Basis Sie eine Gruppe von Notizen erstellen werden. Gehen Sie zur Seite der Transaktionen Generation. Jetzt können Sie eine Gruppe der Notizen mit den gleichen Kategorien und anderen Felder für einige künftige Monate (Wochen, Tage) generieren.
Zum Beispiel, wählen Sie den Lohn für den laufenden Monat, gehen Sie auf "Genirierung" (Generation) und erstellen Sie Löhne im voraus für ein Jahr.
Man kann Notizen nicht nur für die unmittelbare Zukunft, sondern auch mit allen Bestandteilen irgendeiner Kategorie oder eines Kontos erstellen.
Benutzen Sie diese Art um Profite von Läden zu errechnen. Erstellen Sie eine Notiz von dem Gewinn eines Ladens. Gehen Sie dann auf Generieren, wählen Sie "Wer" (Who) in dem "An alle" (By all) Punkt und generieren Sie Einnahmen aller anderen. Überflüssige Notizen kann man nachher löschen, nötige - korrigieren.
Vergessen Sie nur nicht in der Ausgangsnotitz nötige Kontrollkästchen zu aktivieren (z.B. "Billable"), wenn Sie möchten, dass neue Transaktionen in das Geplante mit einschließt. Nach der Generierung kann man das Kontrollkästchen in der Ausgangsnotiz wieder deaktivieren.
Genau wie im Falle mit der komplizierten Berichterstattung, ist auch die komplizierte Planung möglich beim Einsetzen der kombination Filter + Berichte. Man kann sogar geplante Ausgaben/Einnahmen als separate Kategorien darstellen. Im Bericht wird anhand dieser Kategorie schnell nachgerechnet, wie Ihre künftigen Einnahmen/Ausgaben miteinander und mit dem laufenden Finanzzustand kombiniert werden. All dies sollte genauso ablaufen. Erstellen Sie einen Bericht von der nötigen Kategorie und aktivieren Sie die Kontrollkästchen, jener Punkte, die Sie dem Ergebnis zufügen wollen.
Die Tabelle der Transaktionen kann man so einstellen, dass Sie nur die nötigen Spalten zu sehen bekommen. Klicken Sie einfach die Tabellenüberschrift an. Bewegen Sie den Stylus und die breite der Spalte verändert sich, wenn Sie ihn aber ohne zu bewegen lassen, dann erscheint eine Liste der Felder, die man zufügen oder löschen kann. Haben Sie die nötigen Spalten aufgestellt, so ist es beste Zeit ihre Breite zu bestimmen. Diese Konfiguration ist nun gespeichert und ist Standard bei jedem Start des Programms.
Ich z.B. benutze folgende Spalten: Kontrollkästchen "Billable"(zur Vergütung), "Category"(Kategorie), "Who" (wer), "Project"(Projekt), "Notes" (Notizen), "Gesamtwert" (Total) und "Currency" (Währung). Es reichen die ersten Buchstaben einer Kategorie um zu sehen und verstehen zu können, was das für eine Notiz ist.
Die Bedeutung der Kontrollkästchen und Notizen sind auch in der Tabelle zu bearbeiten. Sind die Filter der Kontrollkästchen aktiv, so werden die Notizen verschwinden sobald die Kontrollkästchen verändert werden. Drucken Sie nicht gleichzeitig einige Notizen, warten Sie ab bis die vorausgehende Notiz verschwindet.
In der Tabelle der Konten ist nur die Breite der Spalten zu regulieren.
Wenn die reale Geldmenge und die Endsumme im Programm nicht übereinstimmen, dann kann es durchaus möglich sein, dass Ihnen irgendwo ein Fehler unterlaufen ist oder, dass Sie vergessen haben irgendeine Ausgabe einzutragen. Um die Summen zu vergleichen muss man eine korregierende Notiz machen. Subtrahieren Sie aus dem Gesamtbetrag des Programms den Realbetrag und erstellen Sie eine korregierende Notiz mit der erhaltenen Summe. Die Notiz ist nach einer der Kategorien als eine korrigierende bezeichnen.
Nehmen wir an, wir verfügen über 12.5€, das Programm aber zeigt 14€ an. Erstellen wir eine korregierende Notiz mit Gesamtwert in höhe von 1.5€, und das Ergebnis stimmt nun wieder.
Manchmal ist es wichtig die Reste jedes Monats zu sehen und sie auf den nächsten Monat zu übertragen.
Um die Reste vom zu bearbeitenden Monat zu sehen, aktivieren Sie die Filter auf das Enddatum, das mit dem letzten Tag des Monats zusammenfallen soll.
Um die Reste einiger Monate schnell einzuschätzen, gehen Sie zum Monatsbericht. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Monate (fangen Sie von Unten an), so dass Sie am Schluß den Rest des letzten aktivierten Monats sehen.
Es gibt kein automatisches Verlegen der Reste auf nächste Monate im Programm, deshalb, möchten Sie den Rest von einem Monat auf den anderen verlegen, so bleibt Ihnen nichts anderes übrig ,als es manuell zu tun. Dazu brauchen Sie die Gesamtsumme fürs Monatsende. Erstellen Sie eine Transaktion für den letzten Monatstag mit einer Summe die der Gesamtsumme des Monats gleich ist aber mit umgekehrten Wert. Nun ergibt die Endsumme des Monats eine Null. Danach erstellen Sie eine Transaktion für den ersten Tag des neuen Monats, nun ist die Endsumme der des vorigen Monats gleich, ist aber auf den neuen Monat verlegt worden. Im Großen und Ganzen hat sich die Endsumme nicht verändert, aber jetzt kann man den Filter auf den Anfang des nächsten Monats einstellen und die Endsumme wird stimmen.
Wahrscheinlich wird es nötig sein einige Reste-Transaktionen aus den Berichten zu löschen, z.B. um die Billanz für jeden einzelnen Monat zu sehen. Werden die Reste-Transaktionen mitberechnet so werden die Billanzen einen Nullwert haben. Deshalb ist es besser ein Kontrollkästchen für die Reste-Transaktionen einzusätzen um sie problemlos de-/aktivieren zu können. Also, um die Reste-Transaktionen einfach auszuschließen, sollen Sie für dieses Kontrollkästchen in den Filter "Nein" wählen.
Alles womit wir uns vorhin befasst haben, betraf die Führung der persönlichen Finanzen. Lasst uns nun einen komplizierteren Fall betrachten - Zahlungsausgleich zwischen einigen Menschen am Beispiel vom Aufbau des Familienbudget. So ähnlich kann man auch andere Schemen des Zahlungsausgleichs aufbauen, z.B. die zwischen den Geschäftspartnern.
Die Aufgabe lautet. Es gibt mehrere Familienmitglieder und einige Kategorien gemeinsamer Familienausgaben, die zwischen den Familienangehörigen geteilt werden (nehmen wir an, in gleiche Teile).Bei gemeinsamen Aufwendungen kann es zu Geldübergaben zwischen bestimmten Familienmitglieder für bestimmte Ausgaben, einfach zu Geldübergaben, zu Ausgaben, Abstimmung der Schulden kommen.
Es ist besser für jedes Familienmitglied gleich ein Konto zu erstellen, denn es ist äußerst unbequem, nur die Kategorien zu benutzen. Also Sie haben jetzt einige Konten die zwar nicht anzeigen über wie viel Geld Sie verfügen, aber wichtig sind für besondere Ziele:
Ehefrau (Ausgaben der Frau)
Eltern (Ausgaben der Eltern)
Gemeinsames Geld
Das Kontrollkästchen "zum Gesamtwert beirechnen" (include in the total) können Sie hier gleich deaktivieren, da diese Konten den Zustand Ihrer persönlichen Finanzen nicht beeinflussen, man braucht sie also nicht zur Endsumme dazuzurechnen. Jede einzelne Ausgabe jedes Familienmitglieds soll man nur in sein Konto eintragen. Und gerade das ist schwierig, denn um diese Notizen führen zu können, werden Sie jedes mal nach den Quittungen und Notizen über Ausgaben usw. fragen müssen. Beispielsweise hat Ihre Frau für Lebensmittel 100€ ausgegeben, so tragen Sie auf das Konto "Ehefrau":
-100€
Unbedingt muss man eine Kategorie erstellen, in der Sie gemeinsame Familienausgaben notieren werden (die, die von allen geteilt werden). Benennen wir sie doch "Familie" (in der zweiten Kategorie "Who"). Dank solch einer Aufteilung der Kategorien können Sie viel leichter Zahlungsausgleich führen, aber Sie können auf diese Konten auch irgendetwas anderes außer gemeinsame Familienausgaben eintragen.
Es ist sehr wichtig im Programm Notizen in der Reihenfolge zu machen, in der die Geschehnisse in der Realität verlaufen ohne etwas in Kopf zu rechnen. Zum Beispiel, wenn Sie Ihrer Frau aus Ihrem Geld 500€ für Lebensmittel geben, dann muss das auch so eingetragen werden:
Zum Konto Ihrer Frau: "Bargeld"
Vom Konto: "Frau"
-500€
Wer: "Familie" (500€ für nötige Familienausgaben)
Und die Lebensmittel-Ausgaben Ihrer Frau sollen Sie dann auf ihr Konto notieren. Auf solche Weise, wenn Sie Ihrer Frau einen Fünfhundertschein geben, werden Sie im Bericht sehen können, dass Sie fünf Hundert für Lebensmittel ausgegeben haben (mit dem Minuszeichen). Auf dem Konto Ihrer Frau befinden sich 500 (mit den Pluszeichen), dh. sie kann für dieses Geld noch Lebensmittel kaufen. Im Laufe der Zeit wird diese Summe schmilzen und wenn sie Null erreicht, heisst es, dass Ihre Frau schon die ganzen 500 (die Sie ihr gegeben hatten) für Lebensmittel ausgegeben hat (von ihrem eigenen Geld hat sie aber nichts aufgewandt). Wird Ihre Frau dann weiter Lebensmittel einkaufen, so wird die Summe der Familienausgaben mit dem Minuszeichen stehen, das heißt dann, dass Ihre Frau ihr eigenes Geld ausgibt.
Genauso funktioniert es, wenn Sie für Ihre Eltern einkaufen gehen und mit Ihrem eigenen Geld bezahlen, sie aber das Geld zurückbekommen werden:
Auf das Konto: "Bargeld"
Vom Konto: "Eltern"
+70€
wer: "Familie" (von den Eltern 70€ Einkaufsgeld Entschädigung)
Wie Sie warscheinlich schon bemerkt haben, bei der Überweisung von einem Konto aufs andere, wird sowohl das Ausgangskonto, als auch das Empfänger-Konto eingetragen. Im Falle der Transaktion
aufs Konto: "Bargeld"
vom Konto: "Ehefrau"
-500€
ergeben sich zwei Notizen, jede auf ihrem Konto:
auf: "Bargeld" von: "Ehefrau" -500€
auf: "Ehefrau" von: "Bargeld" +500€
Deshalb wird eine solche Notizart die doppelte Transaktion (Buchung) genannt.
Nehman wir an, Sie haben einige Kategorien der Familienausgaben, sagen wir, "Lebensmittel" und "Kommunale Dienstleistungen" in der ersten Kategorie. Für Lebensmittelkosten gibt jeder eine bestimmte Summe, für kommunale Dienstleistungen geben alle das gleiche Geld aus. Aber Sie wissen nicht im Voraus wie viel die Kosten der kommunalen Dienstleistungen genau ergeben werden, da die Kosten schon nachdem sie bezahlt sind, aufgeteilt werden. So soll jede Notiz über Familienausgaben nicht nur als "Familie" (in der zweiten Kategorie) bezeichnet werden, sondern es muss auch notiert werden, ob die Summe für "Lebensmittel" oder "Kommunale Leistungen" ausgegeben wurde.
Nachdem einige Zeit vergangen ist, möchten wir gerne wissen, wer aus der Familie wie viel ausgegeben hat. Dazu wählen Sie "Alle Konten" (all accounts) in der Transaktionenliste, um einen ausführlichen Bericht über alle Konten und nicht nur über den laufenden, zu bekommen. Danach wählen Sie in den Berichten den Filter der zweiten Kategorie - "Familie". Dann gehen Sie in den Berichten auf Kontoberichte, und wählen den Punkt "to account (where)" von der Liste rechts oben. Das Programm wird etwas Zeit brauchen und ergibt dann eine Liste der Konten mit einer Summe der Familienausgaben neben jedem einzelnen Konto. Da Sie das Geld für Familienbedürfnisse aus einigen Konten nicht unbedingt aus ein und demselben ausgeben konnten (Bargeld, Erspartes), wollen Sie wahrscheinlich die Gesamtsumme der Familienausgaben erfahren. Aktivieren Sie diese zwei Konten und deaktivieren Sie die übrigen. Nun sehen Sie die Ausgaben jedes Familienmitglieds neben seinem Konto und Ihre eigenen - aus dem Bildschirm unten.
Wenn Sie wollen, können Sie auch präzisieren welche Kategorien wessen Ausgaben betrafen. Wählen Sie zuerst in den Filtern die Kategorie "Lebensmittel", so können Sie sich den Bericht über Lebensmittelausgaben ansehen. Wählen Sie dann die Kategorie "kommunale Dienstleistungen" und sehen Sie sich den Bericht über die Kommunalausgaben an.
Man kann sich jeden beliebigen Bericht ansehen, z.B. den Monatsbericht und erfahren wer wie viel im Monat ausgegeben hat. Dazu stellen Sie in den Filter den Anfang des Zeitraumes auf den ersten Tag des Monats ein und das Ende auf den letzten. Es geht auch noch leichter, wenn man ständig Notizen über gemeinsame Ausgaben führt, ohne die Einteilung in Monate durchzuführen. Dann braucht man am Ende des Monats einander keine Schulden auszuzahlen, sondern alle Familienausgaben werden auf den geschoben, der am wenigsten für die Familie Geld ausgegeben hat.
Wenn es Ihnen wichtig ist, dass die Summen, die für Familienbedürfnisse von jedem einzelnen Familienmitglied ausgegeben werden, am Monatsende gleich sind, so kann man eine gegenseitige Schuldenausbuchung veranstalten und/oder Reste auf folgende Monate verlegen.
Auf keinen Fall sollen Sie das Geld direkt zwischen zwei verschiedenen Ausgabenkategorien tauschen, denn dabei, z.B. wenn Sie einfach eine Ausgabe zur Kategorie "Lebensmittel" eintragen, verändern Sie die Anzahl der gekauften Lebensmittel nicht! Wenn ein Familienmitglied viel Geld für kommunale Dienstleistungen und der andere für Lebensmittel ausgegeben hat, Sie aber ihre Ausgaben ausgleichen möchten (mithilfe gegenseitiger Ausrechnung), so notieren Sie sie per Doppelbuchungen mit gegensätzlichen Summen:
auf: "Eltern" von: "Ehefrau" -500€, "kommunale Dienstleistungen"
auf: "Eltern" von: "Ehefrau" +500€, "Lebensmittel"
In diesem Beispiel werden die Ausgaben der Eltern und der Ehefrau für kommunale Dienstleistungen und Lebensmittel in dem Fall ausgeglichen, wenn die Ehefrau mehr für das erste und weniger für das zweite ausgegeben hatte.
Das gleiche Schema kann man unter Kategorien, die zu allgemeinen Familienausgaben gehören oder auch nicht gehören anwenden, wenn zwischen den Familienmitgliedern gegenseitige Schulden in diesen Kategorien bestanden.
Benutzen Sie monatliche Berichterstattung so können Sie einen Teil des Ausgegebenen auf den nächsten Monat übertragen. Beispielsweise hat Ihre Frau für gemeinsame Bedürfnisse 250€ statt vereinbarten 200€ ausgegeben (Mehrausgaben 50€, dann können Sie ihr für den laufenden Monat -50€ eintragen, und für den nächsten - +50€. Das heißt, sie kann im nächsten Monat 50€ weniger ausgeben. Vergessen Sie aber nicht - gibt Ihre Frau im nächsten Monat weniger für gemeinsame Bedürfnisse aus, so muss irgendeiner mehr ausgeben (besser ist es, wenn es der Schuldner des vorigen Monats sein wird, die Schulden für den nächsten Monat kann man ebenfalls so umschreiben). Seien Sie aber aufmerksam - wenn alle mehr Geld ausgegeben haben, als es vorgesehen war, und Sie allen die Mehrausgaben zum nächsten Monat eintragen, so können Sie verhungern, denn keiner wird im nächsten Monat Geld für Lebensmittel ausgeben.
Um Zahlungsausgleich präzise zu vollziehen, muss man ganz genau die Ausgaben und Geldbewegungen in Kategorien notieren. Es gibt Situationen, da gibt es ein gemeinsames Konto, wo sich das Geld für Familienausgaben befindet. Dabei kann das Geld von diesem Konto für andere Zwecke ausgegeben werden, oder von den Familienmitglieder einfach für ihre persönliche Belange genommen werden. Das ist aber nicht empfehlenswert, so ein Konto zu führen. Wenn schon, dann ist es besser das "Lebensmittel-kommunalleistungs" Geld einem anderen Konto beizugeben und es für gemeinsame Bedürfnisse auslegen.
Wenn es aber nötig ist, dann fungiert das oben erwähnte Schema des Zahlungsausgleichs nicht. Man kann nicht vermerken, dass aus Ihrem Konto das gemeinsame Geld für Lebensmittel ausgegeben wurde, wenn es für was anderes ausgegeben worden wäre und Sie dabei noch einen Teil zurücknahmen. Deshalb ist es unmöglich ohne zusätzliche Anstrengung zu erfahren, wessen und wie viel Geld aus diesem Konto ausgegeben wurde. Dazu muss man z.B. in der Kategorie "Who" bezeichnen auf wessen Kosten bestimmte Ausgaben aus dem gemeinsamen Konto gelten, die Familienausgaben aber soll man dann zum Sonderpunkt der dritten Kategorie (Projekt) - "Familienausgaben" austragen. Und danach dieses Konto separat analisieren und immer wieder präzisieren, wer und wie viel für Familienbedürfnisse ausgelegt hat.
Es ist aber noch ein Schema möglich. Alle Beträge aufs gemeinsame Konto werden mit der Kategorie Familienausgaben bezeichnet, wird aber Geld für andere Zwecke ausgegeben, so wird die nötige Summe vom gemeinsamen Konto auf das des Bedürftigen abgebucht, und danach als eine Ausgabe von seinem Konto bezeichnet.
Möchten Sie die Ausgaben von allen Ihren Konten erfahren, dann gehen Sie zur Konten- Tabelle und das Kontrollkästchen " Gesamtwert zu berechnen" (Include in total) alle Ihre Konten aktivieren und bei den Konten anderer deaktivieren. Danach aktivieren Sie den Filter "Gesamtwert berechnen: ja" (Total account: yes) und wählen aus der Liste der Transaktionen "alle Konten"(all accounts). Es wir der Gesamtwert von allen aktivierten Konten gezeigt. Und es werden Berichte nur für ausgewählte Konten berechnet.
Genauso erfährt man wie viel Geld man auf allen Konten insgesamt in verschiedenen Währungen besitzt. Es wird genauso gehandelt, nur man wählt den Bericht nach der Währungsart.
Auf gleiche Weise ist jede Gruppe der Konten zu analysieren. Das ist sehr bequem, wenn ähnliche Ausgaben zugleich von einigen Konten geführt werden.
Das Programm verfügt leider über keine Möglichkeit unmittelbar hierarchische Abstimmung zwischen den Kategorien oder Konten zu erstellen, wie z.B. "Familienausgaben - Lebensmittel", "Familienausgaben - kommunale Ausgaben". Aber man kann trotzdem hierarchische Beziehungen zwischen den Kategorien erstellen.
Im oben erwähnten Beispiel teilten wir die Familienausgaben in zwei Typen auf und analysierten die Ausgaben sowie insgesamt, als auch teilweise. Auf die gleiche Art und Weise kann man hierarchische Beziehungen zwischen Kategorien aufstellen. Dazu braucht man nur in einer Kategorientabelle die Hauptkategorie zu erstellen, in der anderen - einige präzisierende Kategorien. Nehmen wir an, Sie möchten Ihre Einkommen sowohl insgesamt, als auch extra nach einigen Posten analysieren. In der ersten Kategorie haben Sie den Punkt "Arbeit". Erstellen wir in der dritten Kategorie "Project" einige Punkte:
Arbeit - Institut (Arbeitslohn in Institut)
Arbeit - Handel (Profite vom Handel in den Läden)
Arbeit - Sonstiges (Arbeit und anders mehr)
Jedes "Arbeitseinkommen" bezeichnen Sie dann in der ersten Kategorie als "Arbeit" und zusätzlich mit einem präzisierenden Punkt "Arbeit - ..." in der dritten Kategorie.
Um die "Arbeitseinkommen" insgesamt zu analysieren, aktivieren Sie den Filter "Arbeit" in der ersten Kategorie (man kann auch ein Bericht über die erste Kategorie erstellen und sich die "Arbeitseinkommen" ansehen ).
Um die "Arbeitseinkommen" zu detaillieren, aktivieren Sie den Filter in der "Arbeit" Kategorie, gehen Sie dann auf Bericht und wählen Sie den Bericht über die dritte Kategorie "Project". Nun können Sie sehen wie viel Profite Sie insgesamt von der Arbeit bekommen, wie viel davon von den eigentlichen Lohn und wie viel vom Handel usw. ausmachen.
Einer der Hauptunterschiede der kostenlosen Version ist, man kann dort solche Hierarchie nicht veranstalten, und man kann nur die erste Kategorie analysieren.
Am Beispiel von Zahlungsausgleichen zwischen Familienmitglieder wurde die Möglichkeit, Hilfskonten zu nutzen, vorgeführt (solche Konten, die das reale Vorhandensein des Geldes nicht wiederspiegeln, jedoch dazu verhelfen, Einkommen und Ausgaben zu berücksichtigen).
Die Idee selbst kann aber weiter ausgedehnt werden, indem man z.B. irgendwelche spezifische Ausgaben, Geldplanung oder - bewegungen zu separaten Konten beischlägt. Dann kann man verfolgen wofür Ihre Frau Geld ausgibt, oder welchen Lohn sie bezieht. Oder auch vorige Ausgaben/Einnahmen (noch bevor Sie dieses Programm angewandt haben) zu separaten Konten antragen.
Bei den Hilfskonten, die Ihren Geldbestand nicht wiederspiegeln ist es besser das Kontrollkästchen "zum Gesamtwert beirechnen" (Include in total) zu deaktivieren. Dann werden Sie im Gesamtwert die Summe sehen können, über die Sie wirklich verfügen.
Ab der Version 2.1 kann man die Hilfskonten direkt aus den Berichten ausschließen. Dazu dient der Filter "Ergebnissumme" (Total account), mit dessen Hilfe kann man Summen, bei denen nicht das "zum Gesamtwert beirechnen" (Include in total) Kästchen deaktiviert ist.
Manchmal muss man erinnert werden, eine Rechnung zu bezahlen oder von einem Schuldner Geld zu kassieren.
Sagen wir, Sie leihen einem eine bestimmte Summe und notieren sie zur Kategorie "Schulden". Aber Sie möchten gerne daran erinnert werden. Also Sie erstellen eine planbare Notiz von der Schuldenabtragung (siehe "Planung und Kontrollkastchen"). Indem Sie dann die Notiz bearbeiten, gehen Sie zur Erinnerungs Aufteilung und stellen Sie dort das Datum und die Zeit und die Weise in der Sie erinnert werden wollen.
Solche "Weisen" gibt es einige:
Um solche Notitzen mithilfe der Filter finden zu können hat jede Notitz in der Erinnerungsweise ein Kontrollkästchen. Auf der ersten Seite in der Transaktionen Bearbeitung wird das Alarm-Uhr Icon für Notitzen mit Erinnerungspflicht angefärbt.
Ganz am Anfang haben wir einige Währungen und Währungskurse bearbeitet. Nun haben Sie viele verschiedene Ausgaben/Einnahmen in verschiedenen Währungen. Das Geld, das Sie in verschiedenen Währungen haben, wird im laufendem Kurs in die Hauptwährung umgerechnet. Also hätten Sie das ganze Geld, dass Sie in anderen Währungen besitzen in Ihre heimische Währung ausgetauscht, so hätten Sie genau so viel wie Sie in der Endsumme sehen konnen. Ändern sich die Währungskurse, so tragen Sie einfach die Neuen in die Währungstabelle ein. Fertig!
Wenn Sie solche Fragen interessieren, wie "Wie viel Euro betrug mein Lohn als ich ihn zwei Jahre vorher in Dollar bekommen habe?", so sollen Sie als eine stabile(harte) Währung als inländische (nationale) eingeben (sagen wir Dollar), oder aber sie zusätzlich zur nationalen Währung bestimmen und den Kurs fur jede Notiz fixieren, bei der eine derartige Frage entsteht. Mehr dazu finden Sie in der Dokumentation.
Wenn wir Geld aus einer Währung zur anderer umrechnen, so wird eine Summe in der Ausgangswährung subtrahiert und zur anderen Währung addiert. Im Programm kann man das mit Hilfe einer Operation, die kross-Transaktion genannt wird, erledigen.
Zum Beispiel, Sie wollen 10$ Bargeld in Euro umrechnen. Dazu erstellen Sie eine Doppelbuchung innerhalb eines Kontos:
von: "Bargeld"
auf: "Bargeld"
-10 $
Gehen Sie dann auf die Taste zwischen den Summen und der Währung und Sie erkennen zwei Summen, jede in ihrer eigenen Währung :
von: "Bargeld"
-10 $
auf: "Bargeld"
+9.4 €
Neben der unteren Summe setzen Sie das Währungszeichen , gehen Sie dann auf das Icon mit dem nach unten zeigenden Pfeil - Dollar sind dann laut dem laufenden Kurs in Euro umgerechnet worden. Möchten Sie den Kurs andern, so drücken Sie dieses Icon noch einmal und tragen Sie den gewünschten ein. Haben Sie alles richtig eingegeben, dann werden Sie die richtige Summe in Euro bekommen.
Ich empfehle keine Kategorien fur Kross-Transaktionen innerhalb eines Kontos zu erstellen, sondern eine extra Kategorie fur solche Umrechnungen anzulegen. Genauso kann man eine Notiz von der Umrechnung aus einer Währung zur anderen zwischen den Konten erstellen. In diesem Fall kann man die Notiz mit irgendeiner Kategorie bezeichnen, wenn Sie z.B. Dollar umtauschen und sie Ihrer Frau fur Lebensmittel geben.
Fur Notizen mit Umrechnungen zwischen Währungen, ist das Zeichen zwischen der Summe und der Währung eingefarbt.
Falls Sie die Dienste der Postüberweisung hinzuziehen, so wissen Sie, dass die empfangene Summe weniger sein wird als die überwiesene. Das kann man als eine Kross-Transaktion bezeichnen. Die beiden Teile werden in gleicher Währung sein aber verschiedene Summen enthalten. Genauso kann man den Prozentanteil erkennen den die Bargeldautomaten beim Abheben des Geldes mit der Kreditkarte einbehalten - die abgebuchte Summe ist höher, als die, welche Sie erhalten werden. Man kann Prozentanteile vorgeben die zu jedem Teil der Transaktion beigerechnet oder abgezogen werden.
So kann man auch das Ertragshonorar eines Verkäufers einfugen. Z.B. der Verkäufer A hat am Tag Waren für 100 € verkauft, ihm stehen 20% des Verkauferlöses zu. Also wir tragen folgendes ein:
[X] Prozent: -20%
aufs Konto: "Ersparnisse" [X] %
+100 €
vom konto: "Verkäufer A" [ ] %
-100 €
Aktivieren wir dann das Kontrollköstchen neben dem Prozent und drücken die Taste "% jetzt berechnen", so bekommen wir +80 € auf unserem Konto.
Sie wollen bestimmt die Anzahl der Notizen vermindern, dabei aber die Möglichkeit, sie zu bearbeiten nicht verlieren. So ein Gedanke kommt auf, wenn man die Programmgeschwindigkeit beschleunigen möchte oder den Notizen einen ordentlichen Look verschaffen will. Dazu gibt es im Programm Archivierungs-Operationen (die Zusammenfassung ähnlicher Notizen).
Auto Archivierung, Menu Aktionen/Archiv (Actions/Archive), dabei werden ähnliche Notizen aus der ausgewählten Zeitperiode zu einer Notiz zusammengefügt, die Doppelbuchung u.a. Feldern, werden dabei berücksichtigt. Z.B. Sie haben im vorigen Monat einige Ausgaben für Lebensmittel, Verkehrsmittel und Kommunale. Nach der Auto Archivierung bleibt nur eine Notiz mit Gesamtsumme der Lebensmittelausgaben, eine - über Verkehrsmittel und eine - über Kommunale. Hätten Sie ihrer Frau Geld fur Lebensmittel gegeben usw., so werden alle solche Ausgaben als separate Notiz gespeichert sowohl auf Ihrem Konto, als auch auf dem Konto Ihrer Frau usw.(auf diese Weise bleibt die Bilanz auf allen Konten erhalten). Man kann die Bedingungen der "Zusammenfügung" im Archivationsdialog bestimmen. Z.B. man kann ähnliche Transaktionen innerhalb eines Tages oder Monats zusammenfügen, die sich ähnelnden Notizen können sowohl aus der ersten Kategorie, so wie aus allen andern ausgewählt werden.
Auf diese Weise kann man die Anzahl der Notizen aufs wesentliche reduzieren, dabei aber die Endsummen der verschiedenen Konten und die Analysemöglichkeit der einzelnen Kategorien bewahren.
Man kann auch manuell archivieren. Dazu gibt es Filter, wo man in einem Set von Transaktionen auswählen kann, den man löschen möchte, und das Menükommando "Aktionen/Loschen" (Actions/Delete filtered), so werden alle ausgewählten Transaktionen gelöscht.
Also, wenn wir uns die Gesamtbilanz einiger vergangener Monate ansehen wollen, wählen wir im Filter das Enddatum, merken uns die Endsumme, löschen die ausgewählte Zeitperiode und erstellen eine Summentransaktion mit der Summe die wir uns merken sollten. Seien Sie aber vorsichtig. Wenn es in den gewählten Transaktionen Doppelnotizen zwischen zwei Konten gibt, so kann die Bilanz verletzt werden. Um Doppeltransaktionen auszuschließen, muss man im Filter das Konto "Quellenlos" * wählen. Die Version 2.2 schlägt Ihnen vor, doppelte Transaktionen automatisch bei der Archivierung und Periodenbeseitigung zu trennen und wird Ihnen außerdem noch helfen die Gesamttransaktion zu erstellen.
Genauso kann man einige Gruppen der Transaktionen mit verschiedenen Filterbedingungen komprimieren.
*Anmerkung. In der Version 2.1 ist der Fehler der Filtrierung der Einzeltransaktionen beseitigt worden (Filter "Vom Konto: Quellenlos" (Acc from: no source)). Früher scheiterte die Filtrierung solcher Transaktionen sobald die Konten in der Tabelle verschoben wurden. Jetzt funktioniert alles fehlerfrei. Nach der Installation der Version 2.1 muss man einmal irgendein Konto verschieben, um die Transaktionen auszubessern. Danach wird die Filtrierung der Einzeltransaktionen fehlerfrei funktionieren und man kann die Konten so oft man will verschieben.
Sie können Ihre Finanznotizen auf einem Desktop Computer betrachten. Dazu dient Handy Finance Desktop. Diese kostenlose Version ermöglicht Ihnen alle Daten durchzusehen, ausgewählte Auszüge der Notizen zu gestalten, nach ihnen die Gesamtsumme in jeder Währung auszurechnen und ausgewählte Auszüge mit Ergebnissen zu Exceldateien speichern.
Bemerkung - wenn in den Sicherheitseinstellungen der Handy Finance für Palm die Synchronisation verboten ist, so werden Sie Ihre Daten auf dem Desktop nicht betrachten können.
Um Ihre Daten auf dem Desktop PC zu sehen, öffnen Sie das Archiv "Handy Finance Desktop" und starten Sie die Finance.exe. Synchronisieren Sie dann Ihre Palm. Wählen Sie im Finance Desktop "Automatic exchange" auf der "Exchange" Seite und ihre Palm aus der Liste. Klicken Sie auf "Import". Nun konnen Sie Ihre Notizen in der Registerkarte "Transaktion" sehen. Oben befinden sich die Filter, ihre Funktion ist den Filter im "Handy Finance fur Palm" gleich. Daneben befindet sich die Gesamtsumme und die Währung.
Möchten Sie Ihre Daten irgend woanders speichern, so kopieren Sie sie zur FP_*.pdb Datei aus Ihren Katalog im Palm Desktop (normalerweise ist er auf C:\Program Files\Palm\your name\Backup\ zu finden). Demnächst werden Sie sie auch manuell einstellen können. Sie können Ihre Daten auch im Finance Desktop aufbewahren. In diesem Fall werden sie sich in der Finance.mdb Datei befinden. Sie können jeder Zeit zurück auf die Palm geladen werden.
Eine bezahlte Version des "Handy Finance Desktop" ermöglicht die Bearbeitung der Daten. Zur Zeit ist nur die step-by-step Bearbeitung möglich. Das heißt, dass Sie Ihre Daten zuerst auf der Palm bearbeiten, dann synchronisieren, auf den Desktop laden, dort bearbeiten und zurück auf die Palm laden und nur danach wieder auf der Palm bearbeiten.
"Handy Finance" für Palm v2.4,
(C) Dmitry Briliuk, Handy Solution Software, 2001-2004.
e-mail: support@handysolution.com
url: http://handysolution.com
icq: 37384704
Telefon: +375 29 6842161 (Achtung! Mein Englisch ist nicht perfekt.)